Há muito tempo, o Microsoft Word inclui modelos para folhas de etiquetas imprimíveis, bem como para documentos comuns como cartas. Com layouts de etiquetas para vários fornecedores, o Word pode imprimir uma única entrada em uma etiqueta específica ou produzir uma folha inteira de etiquetas de uma só vez.
Se você tem uma lista de contatos no catálogo de endereços do Outlook, uma planilha do Excel ou banco de dados Access, a Mala Direta pode importar as informações para criar uma série de etiquetas automaticamente. Alternativamente, você pode criar sua própria lista de endereços diretamente no Word durante a Mala Direta. A Mala Direta da Microsoft não é mágica, mas pode funcionar quase tão rápido.
Obviamente, a Mala Direta traz muitos benefícios para empresas de mala direta e grandes corporações que fazem envios em massa. Mas também é muito útil para pessoas comuns. Se você não precisar mais endereçar cada envelope à mão, sua família pode voltar ao espírito de enviar lindos cartões de Natal (em papel) todos os Dezembros. Se você ajuda a administrar a PTA local ou um grupo de escoteiros, a Mala Direta pode ser muito útil para enviar folhetos.
Existem três documentos envolvidos em uma mala direta. No caso de etiquetas, o documento principal é aquele que você usa para configurar o layout, incluindo logotipo da empresa ou seu endereço de retorno em etiquetas de envio, se quiser incluí-los. Sua lista de endereços, que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas, é a fonte de dados. Esses dois documentos, combinados, produzem as etiquetas de endereço.
Existem alguns "pegadinhas" inesperados.
Se você estiver usando Excel, Outlook ou Access como fonte de dados, por exemplo, precisa observar certas regras que podem não ser imediatamente óbvias. Por exemplo, ao usar uma planilha do Excel, você precisa garantir que a coluna para CEPs ou códigos postais seja formatada como texto para não perder zeros.
Além disso, você não pode usar seus contatos do Outlook como fonte de dados a menos que tenha definido o Outlook como seu programa de e-mail padrão.
Pode ser mais simples usar o Word como sua fonte de dados, especialmente se você tem experiência com Word mas não conhece profundamente as outras ferramentas de produtividade da Microsoft.
Veja como você pode criar e imprimir etiquetas de endereço básicas na maioria das edições do Word, tudo dentro do Word, sem passar pela rotina mais demorada do Assistente de Mala Direta Passo a Passo completo.
No Word, vá ao menu Arquivo. Selecione Novo Documento e depois Documento em Branco.
Na aba Correspondências, vá ao grupo Iniciar Mala Direta e escolha Iniciar Mala Direta, Etiquetas. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, marque se pretende usar impressora de alimentação contínua ou de folhas avulsas.
Em Informações da Etiqueta, escolha seu fornecedor de etiquetas e o número do produto correspondente ao pacote de etiquetas que usará. Pressione OK.
Vá em Selecionar Destinatários e escolha Digitar uma Nova Lista.
Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços que aparece, digite as informações para cada membro da sua lista de endereços em cada coluna conforme apropriado.
Use a tecla Tab para mover de uma coluna para a próxima ou avançar para a próxima linha na tabela. Para criar uma nova linha na tabela, escolha Nova Entrada ou pressione ALT+N.
Um recurso fácil de usar chamado Personalizar Colunas oferece muita flexibilidade sobre as informações a incluir nas suas etiquetas de endereço. Você pode remover colunas como Título ou Linha de Endereço 2. Também pode remover números de telefone e e-mails, pois não são comumente necessários em etiquetas de endereço.
Também em Personalizar Colunas, você pode adicionar novas colunas, renomear colunas existentes ou alterar a ordem das colunas na lista. Após fazer todas as alterações desejadas nas colunas, escolha OK.
Quando terminar de adicionar todas as pessoas que deseja à sua lista, clique em OK.
Na caixa de diálogo Salvar Lista de Endereços, dê um nome ao seu novo arquivo e escolha Salvar.
Após adicionar todos os endereços à sua lista de endereços, você terá uma lista de Destinatários da Mala Direta que se parece com isto:
O Word não sabe necessariamente como você deseja que suas etiquetas sejam projetadas. No próximo passo, vá em Bloco de Endereço para definir onde os endereços devem aparecer nas etiquetas.
Após selecionar Bloco de Endereço, clique em OK. O Word inserirá o bloco de endereço na primeira etiqueta de endereço na página. Depois, selecione Atualizar Todas as Etiquetas para replicar a lista de endereços em todas as etiquetas da página.
Na página Visualizar Resultados, você deve ver uma prévia de todos os endereços na página.
Se tudo estiver correto, vá em Concluir e Mesclar para imprimir suas etiquetas. Se encontrou algum problema, ou se decidiu que quer etiquetas mais elaboradas, volte ao menu Arquivo e inicie um novo Documento em Branco.
Volte ao grupo Iniciar Mala Direta, desta vez selecionando o assistente — o da Mala Direta, claro, não o da Terra de Oz da Dorothy.
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