Se você pensa que "um comitê é um corpo que guarda atas e desperdiça horas", você está em companhia de dezenas de leitores desde pelo menos 1934 até o presente.
No mundo real, no entanto, manter atas deve ajudar a economizar horas — horas desperdiçadas tentando lembrar quem decidiu o quê, quando e por quê. Quando é seu trabalho escrever e manter as atas de uma organização, primeiro determine quais elementos suas atas precisam incluir, e depois encontre ou crie um modelo que inclua esses elementos.
Atas de reunião fornecem transparência na tomada de decisões da sua organização e servem como registro importante das decisões que um grupo toma. Elas também tornam os membros responsáveis ao declarar claramente quais ações os membros concordaram em tomar. Com o tempo, são um recurso para a história de uma organização, ajudando novos membros a se atualizarem sobre questões e decisões e fornecendo uma janela para o crescimento de uma organização. Dependendo da complexidade e foco da sua organização, as atas podem ser um resumo conciso ou uma contabilidade detalhada.
Independentemente do tamanho da sua organização ou do número de pessoas na reunião, a quantidade mínima de informação que as atas devem incluir é:
Se sua organização precisa de responsabilidade precisa e atas detalhadas, as Regras de Ordem de Robert, comumente usadas por organizações como diretriz para conduzir reuniões, define os elementos e formas importantes de atas.
O Word oferece uma variedade de modelos para atas de reunião.
Selecione Arquivo e depois Novo. Digite "atas" como termo de busca e pressione Enter. Esta busca retorna algumas dezenas de modelos, 12 dos quais são específicos para reuniões, alguns rotulados como "formal", alguns "informal" e alguns específicos para organizações como PTAs. Para atas de reunião, refine sua busca selecionando Reunião na barra lateral direita.
Para fins deste exemplo, clique em Atas de Reunião Formal para considerar o conjunto mais robusto de elementos a incluir, e clique no botão Criar para iniciar um documento Word baseado neste modelo.
Analise o modelo e considere os elementos a incluir, dadas as necessidades da sua organização. Para uma reunião mais casual, você pode, por exemplo, substituir a seção Chamada à ordem por uma seção mais informal que inclua apenas data, local e hora da reunião, ou substituir a seção Chamada nominal por uma simples lista de participantes.
Substitua os campos de texto com conteúdo relevante para sua organização clicando duas vezes no texto de espaço reservado e digitando seu próprio conteúdo. Por exemplo, clique no item da lista Questão aberta/resumo da discussão e insira seu próprio texto.
Muitos modelos, incluindo este, contêm campos para dados, como nome da organização, diretoria ou certos elementos comuns. Após inserir texto em um campo, esse texto preenche todas as instâncias do campo — por exemplo, "Nome do Secretário" é um campo que, após você inserir "Benjamin Franklin", preenche todas as outras instâncias daquele campo.
Após cada ponto, detalhe pontos importantes da discussão assim como a decisão final ou ação requerida. Considere usar sub-títulos como "Discussão" e "Ação" para ajudar a garantir que você aborde os pontos salientes.
A maioria dos modelos usa estilos do Word. Por exemplo, os itens numerados sob Questões Abertas e Novos Negócios têm o estilo Número de Lista aplicado. Pressionar Enter após estas linhas adiciona outra linha de Número de Lista. Para adicionar conteúdo abaixo de um item sem adicionar outro item numerado, mude o estilo para Normal no grupo Estilos e aumente o recuo usando o botão Aumentar Recuo no grupo Parágrafo.
Embora usar um modelo pronto seja provavelmente mais rápido, você pode criar seu próprio modelo de atas e reutilizá-lo para cada reunião.
Abra um documento Word, selecione Título 1 no grupo Estilos na aba Página Inicial e insira o nome da sua organização.
Adicione espaços reservados para suas seções principais, aplicando Título 2 se desejar. Estas seções devem refletir os requisitos da sua organização e ser consistentes de reunião para reunião.
Aplique estilos do Word conforme necessário. Para aplicar um estilo, por exemplo, estilo de lista com marcadores para itens da pauta, abra a barra lateral Estilos clicando no ícone de seta no grupo Estilos, encontre e selecione um estilo.
Salve seu documento como modelo, seja após criar suas seções principais ou após adicionar outros dados comuns, como participantes ou diretoria. Para salvar um documento como modelo, escolha Arquivo, Salvar Como e depois Computador para salvá-lo no seu computador em vez da nuvem ou servidor. Navegue até qualquer local conveniente — não importa qual pasta você salve porque salvá-lo como modelo sobrescreve a pasta selecionada.
No menu suspenso Salvar como tipo, selecione Modelo do Word (*.dotx) para salvá-lo como arquivo DOTX, ou modelo. O Word salva automaticamente na sua pasta Modelos Personalizados do Office. Para usá-lo depois, selecione Arquivo, Novo e clique em Pessoal para acessar seus próprios modelos personalizados.
Insira os detalhes sob cada seção. Aborde qualquer ponto levantado durante a discussão da reunião que ajudaria a esclarecer as decisões caso seu comitê ou outros precisem revisitar ou entender a história da sua organização.
Não há uma única maneira de organizar atas. Neste exemplo, separamos a pauta da discussão, mas você poderia combinar esses dois elementos.
Pressionar Enter após uma linha com estilo geralmente continua o mesmo estilo, dependendo das propriedades do estilo. Para reverter rapidamente ao estilo Normal padrão, pressione Enter duas vezes.
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