O Microsoft Word 2013 oferece recursos de criação de etiquetas e mala direta, permitindo desenhar e criar etiquetas de envio de qualquer tamanho. Para criar etiquetas de endereço para enviar a múltiplos destinatários — chamado mala direta (mail merge) — você precisa fornecer ao Word os endereços dos contatos de alguma forma — por exemplo, use contatos do Outlook ou crie planilha Excel com contatos. A maioria dos aplicativos permite exportar dados como arquivo CSV (valores separados por vírgula), que você fornece ao Word durante a mala direta.
Se precisa imprimir pequeno número de endereços, pode inserir as informações durante a mala direta; dados inseridos assim são salvos para uso futuro.
Também pode criar etiquetas usando o Microsoft Publisher.
Use o recurso Mala Direta (Mail Merge) do Word para criar etiquetas para enviar a múltiplos contatos.
Em documento Word em branco, selecione a aba Correspondências (Mailings) e Iniciar Mala Direta (Start Mail Merge) no grupo Iniciar Mala Direta. Escolha Etiquetas (Labels) no menu suspenso.
Certifique-se que o documento está em branco porque o Word exclui qualquer conteúdo durante a criação das etiquetas.
Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta (Label Options), escolha:
Se seu produto não está listado, escolha um similar e clique em Detalhes (Details) ou Nova Etiqueta (New Label) para personalizar tamanho de página, margens, tamanho da etiqueta, etc.
Clique OK para configurar etiquetas e OK novamente no aviso de que conteúdo será descartado. Pode não ver mudança no documento, mas Word criou tabela definindo etiquetas. Para ver linhas, selecione aba Layout e escolha Exibir Linhas de Grade (View Gridlines) no grupo Tabela.
Antes de usar Word para mala direta, certifique-se que o arquivo com endereços contém as informações desejadas.
Se endereços estão no Excel, verifique se o documento tem colunas com informações completas de endereço.
Se no Outlook, verifique informações de contato para garantir que estão como espera.
Escolha Selecionar Destinatários (Select Recipients) no grupo Iniciar Mala Direta na aba Correspondências. Escolha:
Se não pretende imprimir etiquetas para toda lista, selecione Editar Lista de Destinatários e escolha apenas contatos desejados.
O Word não adivinha como você quer suas etiquetas, então crie um marcador de posição (placeholder) para definir onde endereços aparecem. Pode selecionar campos individuais (nome, rua, cidade), mas Word fornece bloco de endereço básico com essenciais.
Selecione Bloco de Endereço (Address Block) no grupo Escrever e Inserir Campos (Write & Insert Fields) para abrir diálogo Inserir Bloco de Endereço. Personalize como endereço deve aparecer: formato do nome do destinatário, inserir nome da empresa, etc.
Selecione Correspondência de Campos (Match Fields) para personalizar mapeamento se a visualização do endereço não estiver como pretende.
Para personalizar fonte do texto do endereço — se fonte Normal padrão do Word não exibe bem — selecione o campo <<>> na folha de etiquetas, incluindo os chevrons "<<...>>". Na aba Página Inicial, personalize a fonte.
Na maioria dos casos, também vai querer reduzir espaçamento entre linhas ao imprimir etiquetas. Abra diálogo Parágrafo clicando na seta suspensa e ajuste espaçamento na seção Espaçamento (Spacing).
Quando formatação e campos estiverem prontos, clique Atualizar Etiquetas (Update Labels) no grupo Escrever e Inserir Campos. Isso propaga o campo <<>> para todas as etiquetas da folha.
Selecione Visualizar Resultados (Preview Results) no grupo Visualizar Resultados na aba Correspondências. Use setas direita/esquerda para ver páginas adicionais. Se texto precisa mais formatação, clique Visualizar Resultado novamente para desativar prévia e reformate.
Escolha Concluir e Mesclar (Finish & Merge) no grupo Concluir para completar a mala direta e imprimir as etiquetas.
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