Criar uma agenda de endereços no seu computador é uma ótima maneira de manter todos os seus contatos em um só lugar. E o Microsoft Excel é o melhor software para fazer uma agenda de endereços no computador. O Excel está amplamente disponível e acessível para a maioria das pessoas, e é muito fácil de usar. Criar uma agenda de endereços no Excel simplesmente envolve configurar e formatar algumas colunas, e depois inserir informações. Uma vez configurada a agenda de endereços, ela pode ser facilmente usada para mala direta ou como lista de referência. As instruções abaixo ajudarão você a configurar uma agenda de endereços no Excel 2003 ou Excel 2007.
Abra o Microsoft Excel no seu computador. Você verá que uma planilha abre com linhas e colunas predeterminadas. Você usará estas linhas e colunas para configurar sua agenda de endereços.
Adicione um título no topo da planilha. Isso ajudará você a lembrar que informações estão em uma agenda de endereços específica. Você pode precisar configurar agendas de endereços diferentes para vários propósitos – por exemplo, uma para membros de um clube do livro e outra para familiares. Ter um título claro ajudará você a manter tudo organizado. Deixe o título em negrito e aumente o tamanho da fonte, usando as ferramentas na barra de ferramentas superior.
Pule algumas linhas após o título e insira cabeçalhos para as colunas na agenda de endereços. Os seguintes cabeçalhos de coluna serão muito úteis: Nome, Endereço, Cidade, Estado, CEP, Número de Telefone, Número de Fax e Endereço de E-mail. Digite estes cabeçalhos nas colunas A a H, respectivamente. É muito importante que cada item seja inserido em uma coluna separada.
Centralize e coloque em negrito os cabeçalhos das colunas. Para fazer isso, clique no número da linha à esquerda da linha de cabeçalhos. Isso destacará, ou selecionará, a linha inteira. E então use as ferramentas de negrito e centralizar na barra de ferramentas superior.
Insira as informações de contato em cada coluna. Informações para cada contato devem ser inseridas em uma linha separada. Dependendo de quantos contatos você tem, isso pode levar algum tempo. Mas lembre-se, você só precisará fazer isso uma vez. No futuro, você só terá que adicionar novos contatos e atualizar informações. Se você não tem certos itens de informação para certos contatos, deixe a célula em branco. Lembre-se de usar as abreviações de duas letras dos estados que os correios exigem.
Formate o texto na coluna CEP para que todos os CEPs tenham a mesma aparência. Destaque todo o texto na coluna, exceto o cabeçalho da coluna. Clique com o botão direito nas células destacadas e selecione "Formatar Células". Clique na aba "Número", e depois clique em "Especial" na caixa "Categoria". Clique em "CEP" ou "CEP+4" na caixa "Tipo". Clique em "OK". Isso fará com que todos os CEPs tenham a mesma aparência.
Formate o texto na coluna Número de Telefone para que todos os números de telefone na coluna tenham a mesma aparência. Destaque o texto na coluna Número de Telefone, exceto o cabeçalho da coluna. Clique com o botão direito nele e selecione "Formatar Células". Na aba "Número", selecione "Especial" na caixa "Categoria". Clique em "Número de Telefone" na caixa "Tipo". Clique em "OK".
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