Planeje os detalhes da reunião com antecedência. Envie e-mail aos participantes com horário de início. Se houver fusos horários diferentes, informe que o fuso do coordenador rege a hora. Ex: se o supervisor está em Nova York, marque 10h EST; participantes em Los Angeles saberão que é 7h PST.
Incentive uso de conexão cabeada se o Wi-Fi for instável. Conexões sem fio oscilam em reuniões longas, podendo perder pontos-chave. Avise que precisarão de headset com cancelamento de ruído para concentração total.
Contrate um serviço de hospedagem de conferência online. A PC Magazine recomenda DimDim (gratuito para até 10 pessoas com vídeo unidirecional, quadro branco estilo PowerPoint para documentos ao vivo). Planos pagos suportam até 1.000 pessoas. GoToMeeting oferece teste grátis de 30 dias com ferramentas de desenho, compartilhamento de documentos e integração com Outlook. Cisco Webex permite até 25 usuários compartilharem documentos e anotações em tempo real, acessível de Mac, PC, Linux e smartphones. Grava reuniões para visualização posterior.
O supervisor deve entrar na reunião antes e preparar a agenda. Use uma "lista de presença" eletrônica para registrar quem entra e quando.
Siga o plano da reunião sem desviar. Se ponto importante surgir e atrasar a pauta, tudo bem desde que foque em negócios e não se prolongue demais.
Envolva todos os participantes. Alguns falam mais; pergunte sempre se os mais quietos têm algo a adicionar.
Grave a reunião. Envie cópias por e-mail para que revisem as ideias e apliquem em projetos atuais e futuros.
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