Agende a chamada. Convide todos os participantes necessários e pergunte se poderão participar. Mantenha lista de quem comparecerá. Verifique se todos terão acesso a telefone.
Envie informações a todos uma semana antes: data, hora, número da linha de conferência e instruções de discagem.
Crie agenda e envie dois dias antes. Liste itens, nomes dos palestrantes por tópico. Note que haverá sessão de perguntas e respostas no final, com tempo extra. Peça para revisarem a agenda e enviarem dúvidas. Faça lista das respostas.
Disque para a linha de conferência e inicie. Grave se a linha permitir. Peça para todos confirmarem presença e anote quem participou. Inicie dizendo que item 1 é primeiro e que o Sr. X falará; peça para segurar perguntas até a sessão de Q&A.
Após cobrir primeiro tópico, anuncie claramente que a Sra. Y falará sobre item 2. Continue até cobrir todos. Após último tópico, permita perguntas. Anote todas as perguntas e respostas.
Quando não houver mais perguntas, encerre declarando que a chamada terminou.
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