Empresas podem reduzir custos usando uma troca de ramais privados (PBX - Private Branch Exchange). Com um PBX, a empresa não precisa passar uma linha de cada telefone no prédio para a central telefônica da companhia telefônica. Começando com, ou mudando para, um PBX reduz o número de linhas que a empresa tem que pagar. A economia exata varia de empresa para empresa, dependendo de fatores como o número de linhas que precisa.
No século 20, trocas de ramais privados originalmente rodavam em tecnologia analógica, mas agora sistemas PBX tornaram-se digitais. O PBX típico inclui várias linhas telefônicas de fora do prédio que terminam na troca da empresa. Também tem várias linhas internas levando à troca para os telefones internos. Um computador gerencia as chamadas, comutando-as de uma linha para outra de acordo com o número discado. Um PBX digital não precisa de uma operadora humana, embora algumas empresas ainda as usem.
Algumas trocas dependem de tecnologia VoIP — Voz sobre Protocolo de Internet. Sistemas telefônicos VoIP transformam chamadas em pacotes de dados e os enviam sobre uma rede de computadores. O retorno sobre investimento de uma empresa usando VoIP variará dependendo dos serviços telefônicos que usa. Comparado a um PBX regular, uma troca VoIP ou IP reduz custos porque a empresa pode usar uma rede para chamadas telefônicas e dados, em vez de duas. Em vez de central telefônica, o PBX tem um servidor central. Os telefones no escritório têm o software ou hardware para conectar ao servidor.
Em vez de uma empresa configurar a troca dentro do seu prédio, um PBX virtual transfere essa responsabilidade para outra empresa. Do ponto de vista da empresa, tudo funciona da mesma forma, mas sem ter nenhuma tecnologia no local. Ter outra empresa fornecer serviços de PBX virtual oferece algumas vantagens: Não há limites físicos no número de linhas e é fácil adicionar mais quando necessário. Sistemas PBX virtuais também são conhecidos como PBX hospedado (hosted PBX).
Empresas podem gerenciar seus sistemas telefônicos sem ir para PBX. Um centrex — troca de escritório central — tem a companhia telefônica fornecer o equivalente a um PBX. A companhia telefônica local reserva parte de sua rede para a empresa pagando pelo serviço centrex. O equipamento pode ser fora do local, como um PBX virtual, ou instalado nas dependências da empresa. De qualquer forma, é trabalho da companhia telefônica mantê-lo e atualizá-lo, em vez do cliente.
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