Empresas podem reduzir custos usando uma central privada (PBX). Com PBX, a empresa não precisa passar uma linha de cada telefone do prédio até a central da companhia telefônica. Começar ou migrar para PBX reduz o número de linhas que a empresa paga. A economia exata varia, dependendo de fatores como número de linhas necessárias.
No século 20, centrais privadas originalmente rodavam em tecnologia analógica, mas agora sistemas PBX são digitais. O PBX típico inclui várias linhas externas que terminam na central da empresa. Também tem várias linhas internas levando à central para os telefones internos. Um computador gerencia as chamadas, comutando-as de uma linha para outra conforme o número discado. Um PBX digital não precisa de operador humano, embora algumas empresas ainda os usem.
Algumas centrais dependem de tecnologia VoIP — Voz sobre Protocolo de Internet. Sistemas VoIP transformam chamadas em pacotes de dados e enviam pela rede de computadores. O retorno sobre investimento usando VoIP varia dependendo dos serviços telefônicos usados. Comparado a PBX regular, uma central VoIP ou IP reduz custos porque a empresa pode usar uma rede para chamadas e dados, em vez de duas. Em vez de central telefônica, o PBX tem um servidor central. Os telefones do escritório têm software ou hardware para conectar ao servidor.
Em vez da empresa configurar a central no prédio, um PBX virtual transfere essa responsabilidade a outra empresa. Do ponto de vista do negócio, tudo funciona igual, mas sem ter tecnologia no local. Ter outra empresa fornecendo PBX virtual oferece vantagens: não há limites físicos no número de linhas e é fácil adicionar mais quando necessário. Sistemas PBX virtuais também são conhecidos como PBX hospedado.
Empresas podem gerenciar sistemas telefônicos sem PBX. Um centrex — central de escritório — tem a companhia telefônica fornecer o equivalente a um PBX. A companhia local reserva parte de sua rede para o negócio que paga pelo serviço centrex. O equipamento pode ser fora do local, como PBX virtual, ou instalado nas dependências. De qualquer forma, é trabalho da companhia telefônica manter e atualizar, não do cliente.
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