O acesso a e-mail é uma das funções mais essenciais de qualquer BlackBerry, mas a capacidade de memória não permite manter todas as mensagens para sempre. Alguns telefones têm capacidade máxima definida para a caixa de correio, e uma vez atingida, nenhuma nova mensagem pode ser recebida. Quando não há máximo, mensagens antigas são limpas automaticamente para abrir espaço.
A capacidade máxima da caixa de entrada do BlackBerry depende da versão do BlackBerry Internet Service. Versão 1.8x tem máximo de 25 MB, com mais espaço disponível para compra. Se o telefone roda versão 2x, não há limite máximo. A versão 2x, porém, requer que todas as mensagens com mais de 30 dias sejam removidas automaticamente para liberar espaço.
Uma forma de economizar espaço é usando o recurso auto-aging. Quando habilitado no menu "Gerenciar Pastas", todas as mensagens mais antigas que um número definido de dias são movidas para a pasta excluídos. Por exemplo, com auto-aging em 15 dias, 16 dias após receber ou enviar, a mensagem é excluída. Dispositivos com BIS 2x devem ter auto-aging habilitado e definido para 30 dias.
Se usa endereço de e-mail BlackBerry, excluir do dispositivo não remove automaticamente do BIS. Para excluir de ambos, deve habilitar reconciliação de e-mail. Vá ao aplicativo "Mensagens", depois "Opções". Vá a "Reconciliação de E-mail", depois "Reconciliar Sem Fio" e mude para "Ativado".
Mensagens na pasta "Excluídos" continuam ocupando espaço até serem purgadas manualmente. Para excluir permanentemente, vá ao aplicativo "Mensagens" e escolha "Opções". Vá a "Opções da Lista de Mensagens" e escolha "Limpar Itens Excluídos". Fazer isso regularmente libera memória no telefone e espaço na caixa de entrada.
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