O Gmail não é para todos. A plataforma de e-mail baseada na Web não funciona como outras plataformas. As mensagens aparecem como grupos que se transformam em conversas. Este estilo de organização por conversas pode ser um pouco avassalador, e as mensagens acumulam-se rapidamente. Mas, uma vez que compreenda a interface e aprenda como funciona a função de pesquisa, encontrar e organizar as suas mensagens torna-se algo natural.
Ao contrário de outros programas de e-mail ou interfaces baseadas na Web, o Gmail não organiza as suas mensagens em ordem cronológica. Se receber cinco e-mails de um remetente com o mesmo assunto, o Gmail agrupá-los-á. O mesmo acontece com as suas outras mensagens. Quando uma mensagem numa conversa é nova, toda essa conversa move-se para o topo da ordem, e as mensagens aparecem na sua caixa de entrada por remetente primeiro. É por isso que verá os nomes das pessoas envolvidas na conversa um após o outro. Este método de organização entra em jogo ao tentar encontrar mensagens encaminhadas, porque os programas de e-mail adicionam "Enc" ao início da linha de assunto, alterando a forma como o Gmail lê a mensagem.
Quando encaminha uma mensagem no Gmail, a linha de assunto muda de, por exemplo, "Dicas de Cuidados com Filhotes" para "ENC: Dicas de Cuidados com Filhotes". Abra qualquer conversa com várias mensagens no Gmail, e verá todas as mensagens subsequentes listadas em ordem. O truque é que, quando encaminha uma mensagem, o seu novo título (nova linha de assunto) exclui-a da organização do Gmail. Imediatamente após enviar um encaminhamento, verá uma caixa amarela a indicar: "A sua mensagem foi enviada. Ver mensagem." A mensagem está numa nova conversa, mas não aparecerá na sua caixa de entrada até que alguém lhe responda.
O Gmail cresce infinitamente, por isso, a menos que tenha e-mails com anexos grandes, nunca terá de apagar as suas mensagens. Isso significa que a sua caixa de entrada enche rapidamente e tem de pesquisar para encontrar mensagens específicas — o que levou a um dos primeiros slogans do Gmail: "Pesquise, não apague". Para encontrar um encaminhamento, digite a linha de assunto da mensagem na caixa de pesquisa do Gmail.
O Gmail tem muitas funcionalidades integradas de prevenção de spam, e embora não sejam tipicamente configuradas para bloquear mensagens encaminhadas, o filtro de spam adapta-se ao comportamento. Se clicou repetidamente em "Marcar como spam" para mensagens encaminhadas, o filtro pode ter mudado para bloquear todas as mensagens encaminhadas. Clique no ícone de engrenagem no Gmail e escolha "Configurações" e depois "Filtros". Adicione um filtro a permitir todas as mensagens com "ENC" na linha de assunto, e todos os encaminhamentos de outros remetentes irão diretamente para a sua caixa de entrada.
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