A mensageria de voz evoluiu muito desde 1971, quando a PhoneMate Company introduziu um aparelho de 4,5 kg que exigia uma máquina de reprodução de áudio com rolo a rolo para recuperar e ouvir uma mensagem. Hoje, mensagens de voz são enviadas por telefones fixos e celulares. Podem ser transmitidas via texto, voz e até vídeo pela internet. Famílias dependem do correio de voz para manter contato, e empresas confiam nele para se conectar com clientes. As ideias para mensagens vão do entretenimento ao informativo, para recuperar e retornar uma ligação compreendendo o que o chamador busca.
Cumprimente os chamadores com a piada do dia. Todo mundo precisa rir, e o humor faz os chamadores ansiarem pela sua mensagem. Envolva a família para revezar mensagens das crianças e cônjuges com suas próprias contribuições de "LOL" (risada alta).
Revise mensagens padrão que indiquem que você não está em casa. Isso pode alertar potenciais invasores de que sua casa está aberta para furtos, roubos ou algo ainda pior. Apague mensagens sobre seus planos de viagem durante feriados. Deixe apenas uma mensagem geral dizendo que não está disponível para atender no momento, sem indicar o motivo.
Empresas devem empregar estratégias para aumentar a eficácia das mensagens de correio de voz de clientes e, ao mesmo tempo, reduzir frustrações. Os responsáveis pelo contato devem deixar mensagens que peçam desculpas pela indisponibilidade telefônica, forneçam números de emergência e informações que confirmem um período definido (24 a 48 horas) para retorno direto da ligação.
Respeite o tempo que os clientes gastam para fazer contato telefônico. Elimine prompts de botões que enviam chamadores por múltiplos caminhos. Lembre os chamadores de deixar informações precisas sobre o objetivo da ligação e dados pertinentes para que o retorno seja eficiente (número da conta, motivo da ligação, etc.). Isso reduz a frustração de ambos os lados, permitindo que a intenção da ligação seja comunicada e o retorno feito. Diminui a necessidade de recapitular o objetivo do chamador e agiliza a solução de problemas.
Encerre as mensagens oferecendo aos chamadores corporativos a opção de pressionar um número específico para receber atualizações sobre novos produtos e serviços ou para dar feedback sobre o atendimento. Fornecer atualizações permite que empresas façam vendas cruzadas. Solicitar feedback permite que clientes deem input imediato. Use as informações para revisar e atualizar o sistema de correio de voz.
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