Realizar um inventário de seu sistema telefônico. Determine onde estão localizados os telefones da organização da sua empresa ou e incluí-los . Observe o tipo de conexão ( telefone fixo , voice-over IP ou celular).
2
Instale um programa de software de arquivamento de telefone que integra todos os seus sistemas de telefone junto. Este sistema deve ter o seu inventário de telefone e registrar todas as mensagens de voz . Este programa irá então ser capaz de pesquisar mensagens de voz por usuários e números de telefone usados.
3
Catálogo essas mensagens de voz de acordo com as leis que regem a sua empresa ou organização. Requisitos de arquivamento de uma empresa são muitas vezes descrito pelos órgãos reguladores . Os governos muitas vezes têm as suas próprias regras relativas à forma como os arquivos de correio de voz que são salvos devem ser catalogados e armazenados.
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Armazene os arquivos de correio de voz ou transcrições em um local seguro. Algumas mensagens de voz deve ser transcrito para ser arquivado. A maioria das regulamentações simplesmente permitir que as mensagens de correio de voz para serem salvos em um disco rígido em formato digital. Alguns precisam ser arquivados no toca-fitas para a reprodução. Compreender os requisitos que regem a sua empresa ou organização irá permitir-lhe estar em conformidade com os regulamentos de correio de voz de arquivamento.
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