Arquivar correio de voz virou exigência para vários tipos de empresas. SEC (Comissão de Valores Mobiliários) e FINRA (Autoridade Regulatória da Indústria Financeira) tornaram comunicações comuns — e-mail, SMS e correio de voz — sujeitas a regulamentos de arquivo e armazenamento. E-discovery e outros requisitos tornam essa gestão de dados importante para preservar registros empresariais. Correio de voz é complicado de arquivar, pois empresas podem ter fixos, VoIP e celulares, todos sujeitos a arquivamento mesmo após exclusão pelo usuário.
Faça inventário do sistema telefônico. Determine onde estão os telefones da empresa/organização e liste-os. Anote tipo de conexão (fixo, VoIP ou celular).
Instale software de arquivamento telefônico que integre todos os sistemas. O sistema deve usar seu inventário e registrar todos os correios de voz. Permitirá buscar por usuários e números usados.
Catalogue esses correios de voz conforme leis que regem sua empresa/organização. Requisitos de arquivo costumam ser definidos por órgãos reguladores. Governos têm regras próprias sobre como arquivos de correio de voz salvos devem ser catalogados e armazenados.
Armazene arquivos ou transcrições de correio de voz em local seguro. Alguns devem ser transcritos para arquivo. A maioria regulamentos permite salvar em disco rígido em formato digital. Alguns exigem fita para reprodução. Entender os requisitos da sua organização garante conformidade.
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