O modo compartilhado no Excel 2007, 2010 e 2013 rastreia cada alteração feita em uma pasta de trabalho e permite que até 256 usuários em uma rede colaborem simultaneamente. Sem o modo compartilhado, quaisquer usuários que acessem um arquivo após o primeiro usuário só poderão abri-lo no modo somente leitura. No entanto, compartilhar uma pasta de trabalho limita severamente os recursos disponíveis do Excel, então desative-o na guia Revisão para recuperar a funcionalidade quando você for a única pessoa usando um arquivo.
Para alternar o modo compartilhado, clique em "Compartilhar Pasta de Trabalho" e marque ou desmarque a caixa "Permitir Alterações..." na guia Edição. Alternativamente, remova um usuário específico de uma pasta de trabalho compartilhada selecionando um usuário na guia Edição e pressionando "Remover Usuário". Desativar o modo compartilhado causa várias alterações imediatas em uma pasta de trabalho, então antes de desativá-lo, verifique os efeitos para garantir que você está pronto para encerrar o compartilhamento.
Assim que você desativa o compartilhamento, todos os outros usuários perdem a capacidade de salvar alterações, mesmo que ainda estejam trabalhando ativamente em um arquivo. Desativar o compartilhamento também apaga o histórico de alterações, que mantém um registro de cada modificação. Para manter esse histórico, pressione "Controlar Alterações" na guia Revisão e escolha "Realçar Alterações". Defina a opção "Quando" como "Todas" e marque "Listar Alterações em Nova Planilha". Abra a nova planilha Histórico, selecione a lista completa de alterações, copie pressionando "Ctrl-C", inicie uma nova pasta de trabalho e cole a lista pressionando "Ctrl-V". Como alternativa, salve uma segunda cópia da sua pasta de trabalho e desative o compartilhamento em apenas uma versão. Este método garante que você mantenha tanto a lista de alterações quanto uma cópia do livro onde o conteúdo corresponde a essas alterações.
Apesar dos benefícios do modo compartilhado, ativar o recurso impede você e todos os outros usuários de acessar vários recursos básicos do Excel. Por exemplo, você não pode mesclar ou dividir células, criar tabelas, excluir planilhas ou inserir objetos como imagens. O Excel acinzenta opções indisponíveis enquanto no modo compartilhado, incluindo quase toda a guia Inserir. Ao desativar o modo compartilhado, você recupera o acesso a todos esses recursos. Como solução alternativa, se precisar desses recursos, mas tiver vários colaboradores, você pode ainda editar uma pasta de trabalho em vários computadores mesmo sem o modo compartilhado — apenas não simultaneamente.
Se você precisa tanto do modo compartilhado quanto dos recursos desativados por ele, mas não se importa com o rastreamento do histórico de alterações, alterne o compartilhamento ligado e desligado conforme necessário. A maioria dos recursos desativados pelo modo compartilhado funcionam bem desde que existam no arquivo antes do compartilhamento — você apenas não pode alterá-los com ele ativado. Por exemplo, para adicionar uma imagem, desative o compartilhamento, insira a figura e reative o compartilhamento. Uma limitação importante: você não pode compartilhar uma pasta de trabalho que contenha uma tabela. Para remover uma tabela sem perder dados, clique com o botão direito na tabela, escolha "Tabela" e clique em "Converter em Intervalo".
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