Bancos de dados são sistemas computadorizados que coletam e armazenam dados para que possam ser referenciados cruzadamente através de links para dados relacionados dentro da coleção, bem como informações relacionadas em outros bancos de dados. Existem muitos propósitos e tipos de bancos de dados. Bancos de dados relacionais estão entre os mais comuns. Por exemplo, bancos de dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), que gerenciam leads de vendas, registros de clientes, gestão e faturamento, são bancos de dados relacionais.
Em um banco de dados relacional, uma tabela é o mesmo que um registro, que é o componente fundamental de dados. É composta por um conjunto de campos que são os mesmos em toda tabela ou registro, como nome, endereço e produto do cliente. Bancos de dados relacionais também ditam como as tabelas funcionam. Por exemplo, controlam como os dados são apresentados na tela e organizados para saída — ditados por linguagem de consulta e definição de dados — e até mesmo quanta informação pode ser armazenada em um determinado campo.
Tabelas de banco de dados relacional parecem muito com uma planilha do Excel quando diagramadas para referência visual. As linhas em cada tabela representam valores sequenciais onde o valor na linha 1A, por exemplo, relaciona-se aos valores em todos os outros campos na linha 1. O tipo de valor na linha 1A, ou seja, o nome João Silva, é o mesmo tipo de valor que em todas as outras linhas na coluna A. Cada linha representa a soma dos dados para um registro inteiro ou uma subcategoria de um registro, como informações de contato do cliente que incluiriam endereço, telefone e e-mail de João Silva.
Colunas em uma tabela de banco de dados relacional são recursos de controle; cada coluna representa um campo de dados que ocorre consistentemente em cada registro ou tabela ao longo do banco de dados. Por exemplo, na representação visual do modelo de banco de dados CRM, as colunas teriam cabeçalhos como "nome", "endereço", "telefone" e "e-mail". Estes nomes de colunas são os nomes dos campos de dados que ocorrem em cada registro.
Chaves primárias são tags de identificação para cada linha de dados. A chave primária é diferente para cada registro no banco de dados relacional; deve ser única e deve existir (em outras palavras, não pode ser "nula"). No banco de dados CRM, esta chave primária pode ser um número atribuído ao cliente ou um identificador único como seu CPF. Chaves primárias são usadas para consultas dentro do banco de dados relacional, mas não para consultas a bancos de dados externos.
Chaves estrangeiras permitem buscas e manipulação de dados entre a tabela principal do banco de dados e outros bancos de dados relacionados. No modelo CRM, pode haver um banco de dados de tipos de produtos, listando fabricantes de diferentes widgets. Cada tipo de widget receberia uma chave estrangeira permitindo ao usuário do CRM fazer uma busca para determinar se um certo cliente é um de seus fabricantes. Por exemplo, uma categoria de widget chamada "X" pode receber a chave estrangeira "1", e ter muitas subcategorias rotuladas alfabeticamente. A busca pela chave estrangeira 1 mostra quantos itens estão na categoria X, e quando um item é visualizado, o registro mostra sua designação de categoria.
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