Tirar um tempo para escrever um manual de treinamento de funcionários pode parecer uma tarefa trabalhosa. O uso dos recursos do Microsoft Word 2007 facilita parte do processo de desenvolvimento. Antes de começar a escrever, faça algum planejamento. Decida quais tarefas seus funcionários precisam realizar e o que pode ser escrito para ajudá-los. Planeje o desgaste que você usará no manual de treinamento - em uma aula presencial ou em uma visita autoguiada. Depois de ter uma ideia de que tipo de manual você vai precisar, aqui estão alguns dos recursos que você pode usar para tornar sua ideia realidade.
Etapa 1
Use o recurso de estrutura de tópicos no Word para criar uma lista de vários níveis das tarefas que seus funcionários precisam aprender. Esse processo o ajudará a decidir quanto tempo seu manual terá e ajudará a dividir os trabalhos em partes menores, que são mais fáceis de explicar a um novo funcionário. Para usar o recurso de estrutura de tópicos do Word, comece com um documento em branco e selecione a guia "Início". No grupo Parágrafo, existem três botões:marcadores, números e listas de vários níveis. Escolha "listas de vários níveis" ou você pode clicar na seta para baixo para uma galeria de opções de contorno. Você também pode criar o seu próprio. Escreva seu esboço para o seu manual. Para ir para o próximo nível de uma lista multinível, pressione “Tab”. Para voltar a um número de lista anterior, pressione "Shift + Tab". Escreva as etapas do seu treinamento e as outras informações para explicar aos seus funcionários como realizar as tarefas necessárias para o trabalho deles.
Etapa 2
Use a função de cabeçalho e rodapé no Word para adicionar números de página, seções de conteúdo e um título para cada página do seu documento. Cabeçalhos e rodapés são referências visuais para o funcionário saber onde está no material de treinamento. Quando você está fazendo o treinamento, adicionar números de página ajuda você a se referir a determinadas páginas, bem como a determinados assuntos. Clique na guia "Inserir" e, na seção Cabeçalho e Rodapé, selecione "Cabeçalho". Você terá uma escolha de estilos de cabeçalho para escolher ou você pode fazer um de seus próprios estilos. O cabeçalho aparece em cada página do seu manual, ou você pode optar por fazê-lo aparecer em páginas opostas se quiser que seu manual seja mais parecido com um livro. Os rodapés aparecem na parte inferior da página e geralmente são usados para números de página, datas e informações de propriedade. Clique em "Rodapé" na seção Cabeçalho e Rodapé e, assim como na seção Cabeçalho, você terá vários estilos para escolher.
Etapa 3
Adicione uma capa ou página de título ao seu material de treinamento para diferenciá-lo de outros itens que você dá ao seu funcionário, como um manual do funcionário. Crie sua página de título clicando na guia "Inserir" e depois clicando em "Página de rosto" na seção Páginas. Você verá vários estilos de capa para escolher ou poderá criar o seu próprio. Dê ao seu manual de treinamento um título descritivo; incluir a data de criação e o(s) autor(es), pois muitas vezes os manuais de treinamento são um trabalho em grupo.
Etapa 4
Adicione títulos para ajudá-lo a criar seu índice para seu documento de treinamento. Isso também ajudará a organizar visualmente seu documento para facilitar o uso de seu funcionário. Crie estilos de cabeçalho para cada seção do seu documento usando o contorno que você criou (isso não é o mesmo que um cabeçalho, que fica no topo da página). Estilos de título são estilos de fonte que você usa para indicar as diferentes seções do seu treinamento, bem como as diferentes subseções.
Se você estivesse escrevendo um manual de treinamento sobre como escrever correspondência comercial, seu Cabeçalho 1 seria "Como escrever uma carta comercial" e seu subtítulo seria "O que incluir". Para marcar o título 1 e o título 2, selecione a guia "Início". Na seção de estilos, você verá vários estilos diferentes que você pode escolher, incluindo Título 1, Título 2, Subtítulo, etc. Selecione o texto para seu Título 1 e clique no estilo Título 1 para indicar sua importância em seu esboço. Clique na próxima seção do seu esboço para fazer um Título 2. Percorra todo o seu esboço, selecionando Título 1 e Título 2. Estes serão incluídos em seu índice quando você terminar.
Etapa 5
Adicione um Índice (TOC) para ajudar seus funcionários a encontrar as informações de que precisam quando precisam. Se você já adicionou os títulos 1 e 2 ao seu documento, faça com que o Word faça o trabalho de criar o sumário para você. Clique no início do documento onde você deseja que o sumário apareça (geralmente após a página de rosto) e clique em "Referências" e clique em "Índice" na seção Índice. Você verá uma lista das tabelas automáticas que você pode usar. Clique em uma das seleções automáticas e seu sumário deve aparecer, usando os estilos de título do seu contorno.
Etapa 6
Organize os títulos e seções do seu manual de treinamento em uma ordem passo a passo. A seção final e mais essencial do manual é o índice. Quanto mais completo for o índice, mais o aluno poderá pesquisar respostas por número de página e tópico posteriormente. Para criar um índice, destaque a palavra que deseja colocar no índice. Clique em “Referências” e depois em “Marcar entrada”. Continue fazendo isso para cada item que deseja adicionar ao seu índice. Uma vez feito, vá até o final do seu manual de treinamento e insira o Índice clicando em "Referências" e depois em "Inserir Índice".
Etapa 7
Verifique a ortografia e salve seu arquivo. Depois de criar seu primeiro manual de treinamento, você pode transformar este manual em um modelo para outros manuais de treinamento clicando no botão "Abrir escritório" e depois em "Salvar como". Quando a caixa de diálogo for exibida, na seção "Salvar como tipo", clique na seta para baixo e selecione Modelo do Word (.dotx). Então você pode reutilizar seu trabalho em outro manual de treinamento.
Dica
Adicione gráficos e outras ilustrações ao seu documento para ajudar os funcionários a entender sobre o que você está escrevendo.
Certifique-se de testar todas as informações de treinamento usadas no manual com pelo menos uma outra pessoa antes de entregar seu material de treinamento a seus funcionários.
O Word 2003 e o Word 2007 têm interfaces diferentes. Embora essas sugestões sejam escritas para o Word 2007, você pode executar as mesmas funções no Word 2003.
