Escrever um manual de treinamento pode parecer trabalhoso. Os recursos do Microsoft Word 2007 facilitam parte do processo. Antes de escrever, planeje. Decida quais tarefas os funcionários precisam realizar e o que pode ser documentado para ajudar. Planeje onde usará o manual: aula presencial ou autoinstrucional. Com o tipo de manual definido, use estes recursos para concretizar sua ideia.
Use o recurso de estruturação do Word para criar uma lista multinível das tarefas que os funcionários devem aprender. Isso ajuda a definir a extensão do manual e a dividir tarefas em partes menores, mais fáceis de explicar. Para usar a estruturação, inicie com documento em branco e selecione a aba "Início". No grupo Parágrafo, há três botões: marcadores, numeração e lista multinível. Escolha "lista multinível" ou clique na seta para galeria de opções. Também pode criar a sua. Escreva o esboço do manual. Para ir ao próximo nível, pressione "Tab". Para voltar, "Shift+Tab". Escreva os passos do treinamento e as explicações das tarefas necessárias.
Use cabeçalho e rodapé para adicionar numeração de páginas, seções de conteúdo e título em cada página. Cabeçalhos e rodapés são referências visuais para o funcionário saber onde está no material. Na numeração ajuda a referenciar páginas e assuntos. Clique na aba "Inserir", na seção Cabeçalho e Rodapé selecione "Cabeçalho". Escolha um estilo ou crie o seu. O cabeçalho aparece em cada página, ou em páginas alternadas se quiser visual de livro. Rodapés ficam na base da página, usados para numeração, datas, informações de propriedade. Clique "Rodapé" na seção e escolha estilo.
Adicione uma capa ou página de título para diferenciar de outros materiais, como manual do funcionário. Crie a capa clicando na aba "Inserir" e depois "Capa" na seção Páginas. Verá vários estilos ou pode criar o seu. Dê título descritivo; inclua data de criação e autor(es), pois manuais costumam ser esforço em grupo.
Adicione títulos para ajudar a criar sumário e organizar visualmente o documento. Crie estilos de Título para cada seção usando o esboço (não é o mesmo que Cabeçalho, que vai no topo da página). Estilos de Título são fontes que indicam seções e subseções.
Exemplo: se escreve manual sobre correspondência comercial, Título 1 seria "Como Escrever uma Carta Comercial" e subtítulo "O que Incluir". Para marcar Título 1 e 2, selecione a aba "Início". Na seção Estilos, verá opções como Título 1, Título 2, Subtítulo. Selecione o texto do Título 1 e clique no estilo Título 1. Faça o mesmo para Título 2 em toda a estrutura. Eles aparecerão no sumário.
Adicione Sumário (TOC) para ajudar funcionários a encontrar informação quando precisarem. Se já adicionou Títulos 1 e 2, deixe o Word criar o TOC. Clique no início do documento (geralmente após a capa), clique "Referências", depois "Sumário" na seção Sumário. Verá lista de tabelas automáticas. Clique em uma e o TOC aparecerá usando os estilos de Título do seu esboço.
Organize títulos e seções em ordem passo a passo. A seção final e essencial é o índice. Quanto mais completo, mais o aluno poderá buscar respostas por página e tema. Para criar índice, destaque a palavra que quer no índice. Clique "Referências", "Marcar Entrada". Repita para cada item. No final do manual, insira o Índice clicando "Referências", "Inserir Índice".
Verifique ortografia e salve. Após criar o primeiro manual, transforme em modelo para outros clicando no botão "Office", "Salvar Como". Na caixa, em "Salvar como tipo", clique na seta e selecione "Modelo do Word (.dotx)". Assim reutiliza seu trabalho.
Adicione gráficos e ilustrações para ajudar o entendimento.
Teste as informações do manual com pelo menos outra pessoa antes de entregar aos funcionários.
Word 2003 e 2007 têm interfaces diferentes. Estas sugestões são para Word 2007, mas as mesmas funções existem no 2003.
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