Um projeto piloto de software implementa novo software em condições reais para uma pequena área de uma organização. Isso reduz o risco de uma implementação mal-sucedida em toda a organização posteriormente, permite que a organização determine se este software é a solução apropriada, e dá ao pessoal e usuários experiência prática.
Um projeto piloto de software envolve fornecedores externos ou uma equipe interna de desenvolvimento de software que fornece o software. Uma equipe de TI foca na administração de rede para o projeto, enquanto uma equipe de treinamento e suporte foca em treinar participantes e coletar dados sobre problemas dos usuários. Participantes experientes em tecnologia com papéis não-críticos estão envolvidos no uso do novo software.
Antes de iniciar um piloto de software, determine o resultado desejado. Defina o escopo do software e do piloto e solicite informações sobre soluções disponíveis se ainda não selecionou um software. Determine por quanto tempo o projeto piloto deve rodar para testar o software completamente. Escolha o grupo de negócios para envolver no projeto e identifique os indivíduos dentro desse grupo como participantes. Nomeie líderes de equipe que possam desenvolver suas próprias equipes para TI, suporte e treinamento, e planejamento de software.
Configure um sistema de monitoramento para registrar quaisquer problemas e suas resoluções. Isso pode guiar mudanças futuras em procedimentos. Instale ou modifique qualquer hardware ou software na rede se necessário. Configure ferramentas de gestão para que a equipe possa documentar e comunicar. Treine participantes em grupo e depois individualmente para familiarizá-los com os conceitos do software, responder perguntas e ter uma noção das diferentes configurações de estações de trabalho que o projeto lidará. Após o tempo especificado, avalie como o piloto de software foi e escreva um relatório. Discuta como a instalação foi, quão eficaz foi o treinamento, se participantes adotaram o novo software e com que facilidade, o conhecimento que a equipe ganhou e as lições aprendidas. Estes fatores afetam uma implementação completa do software.
Um projeto piloto pode encontrar obstáculos ao seu sucesso. Documentação imprecisa e comunicação inconsistente dentro da equipe e para os participantes são fatores que a equipe pode controlar. Custos crescentes podem indicar que um problema está se desenvolvendo. Software conflitante nas estações de trabalho dos participantes pode interferir com seu software piloto, ou as estações podem estar faltando software de suporte necessário. Mudanças em pessoal ou metas organizacionais podem atrapalhar o desenvolvimento do software. Não aderir ao escopo do projeto pode introduzir feature creep e aumentar custos.
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