A Microsoft oferece diversos modelos no Excel 2013 para agilizar tarefas comuns. Para gestão de folha de pagamento, modelos pré-formatados fornecem a formatação necessária e permitem inserir dados como salários por hora e horas trabalhadas. Fórmulas integradas calculam automaticamente o salário bruto e até imprimem contracheques. Você precisará pesquisar impostos estaduais e locais, mas, uma vez inseridos, o Excel torna-se ferramenta valiosa para manter a folha em dia e produzir registros contábeis regulares.
Clique na aba Arquivo > Novo.
Digite “folha de pagamento” ou “payroll” na caixa de pesquisa no topo da nova janela (ver Recursos).
Navegue pelos modelos disponíveis e escolha o que melhor atende suas necessidades. Clique para ver prévia e clique Criar para carregar no Excel.
Clique na célula do título e digite o nome da empresa ou subtítulos necessários. Muitos modelos têm textos placeholder; basta clicar e substituir.
Revise o modelo, remova colunas/linhas desnecessárias e adicione categorias como férias acumuladas ou bônus. Para remover: selecione e pressione Delete. Para adicionar: clique com botão direito ao lado de onde quer inserir e escolha Inserir.
Pesquise alíquotas de impostos estaduais e locais. A Federation of Tax Administrators fornece lista completa (ver Recursos). Adicione colunas ou edite fórmulas das colunas de imposto local pré-existentes. No Excel, porcentagens são calculadas multiplicando a taxa decimal pela célula do salário bruto. Ex.: se salário bruto na coluna C e taxa local 7,5%, fórmula na primeira linha: =C1*0.075. Arraste o canto inferior direito da célula para copiar a fórmula para toda a coluna. Certifique-se de que esta célula seja subtraída do total líquido no final da planilha.
Digite todos os nomes ou números de identificação dos funcionários na planilha.
Digite salários por hora. Se funcionários têm salário fixo, remova colunas de salário por hora ou horas trabalhadas. Se pagos por produção, edite cabeçalhos: insira unidades produzidas na coluna de horas e valor por unidade na coluna de salário por hora. Mantenha a fórmula.
Salve ao final de cada período. Se o modelo gera contracheques, clique no botão Gerar Contracheques para criar e imprimir registros.
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