A maneira mais rápida de aprender sobre o Microsoft Office Suite é conhecer os ícones. Muitos dos ícones são os mesmos de programa para programa. Ícones são as pequenas imagens que representam uma função. Para usá-los, tudo que você faz é clicar neles. Por exemplo, clicando no ícone da impressora, seu documento será impresso automaticamente.
Uma vez familiarizado com vários ícones, você poderá usá-los em todos os programas do Microsoft Office Suite como Word, Excel, PowerPoint, Publisher e outros.
Outros fabricantes de software usam ícones semelhantes aos do Microsoft Office. Isso significa que você saberá automaticamente como usar as funções básicas, não importa qual software estiver usando. Muitos dos ícones que você precisa estão na Barra de Ferramentas Padrão nos programas do Microsoft Office Suite. Para ver o propósito de cada ícone, passe o mouse sobre eles. Estes são os ícones que você deve aprender primeiro.
Novo em Branco. Clique aqui para abrir um novo modelo em branco (documento), você sempre começa com o modelo "Normal". Este é um processo automático e um novo documento em branco sempre abre quando você inicia o Microsoft Word.
Abrir Documento Existente. Clique aqui para abrir um documento existente. Este ícone será usado mais que o ícone Novo Documento em Branco.
Salvar. Este é um dos ícones mais importantes. Usuários novatos não salvam seus documentos com frequência suficiente. Esperar até o documento terminar é tempo demais para esperar. Salve o documento a cada poucos minutos ou após 25-30 novas palavras. Você não pode salvar demais um documento, mas pode salvar de menos. Quando o computador salva, ele sobrescreve a informação anterior e adiciona as novas palavras e gráficos. Seja Seguro, SALVE muito!
Imprimir. Clique aqui para imprimir seu documento.
Visualizar Impressão. Mostra uma imagem do documento em que você está trabalhando antes de imprimir. Esta é uma ferramenta muito útil para procurar erros de formatação.
Ortografia e Gramática. Este ícone verifica seu documento quanto a erros básicos de ortografia e gramática. Este é o início da revisão do seu documento.
Recortar. A tesoura recorta ou remove palavras e imagens do seu documento. Recortar é geralmente usado junto com a função Colar.
Copiar. O ícone Copiar copia informações ou imagens e as coloca na Área de Transferência (um local de armazenamento temporário). Após copiar a informação, mova o ponto de inserção para o novo local e clique em Colar.
Colar. O ícone Colar funciona com as funções Copiar e Recortar, colocando uma cópia duplicada da informação ou imagens que você acabou de copiar ou recortar em um novo local. Selecione o item a ser movido, clique em Copiar ou Recortar, mova para o novo local e clique em Colar.
Desfazer. Desfazer é um dos ícones mais usados de todos os tempos. Clicar em Desfazer remove a última alteração que você fez no seu documento.
Refazer. Refazer é o oposto de Desfazer. Se você acabou de clicar no botão Desfazer, então decide que quer aquela informação de volta, clique em Refazer para trazê-la de volta.
Comece com o Microsoft Word primeiro e estude os ícones. Ícones são semelhantes na maioria dos outros softwares, Lotus 123, Open Office, WordPerfect e mais. Uma vez que você entenda suas funções no Word, a mesma informação pode ser transferida para os programas.
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