A principal característica de um arquivo PDF é que ele tem a mesma aparência, independentemente do programa ou plataforma em que é aberto. Embora manipular o tamanho do arquivo não seja necessariamente parte do software de criação de PDF, você pode planejar, criar e salvar seu PDF usando técnicas direcionadas a minimizar o tamanho.
Quando estiver planejando um documento para compartilhar como PDF, considere etapas para reduzir o tamanho salvo do seu documento. A menos que a cor seja crítica para a apresentação de gráficos e fotografias, considere usar apenas conteúdo em preto e branco ou tons de cinza. PDFs podem incluir objetos, como anotações, marcadores, links e campos de formulário, que aumentam a complexidade do arquivo. Minimizar o uso desses elementos ou omiti-los completamente ajuda na redução do tamanho do arquivo.
Ao criar seu arquivo PDF, você pode incluir não apenas o texto, mas também as fontes reais usadas no documento original, um elemento chave da portabilidade. Você pode escolher entre três níveis de incorporação de fontes — o conjunto completo de fontes usadas, um subconjunto de fontes ou nenhuma fonte. Incorporar fontes completas garante melhor fidelidade, mas pode aumentar o tamanho do arquivo em mais de três vezes o tamanho do mesmo arquivo sem fontes incorporadas. Fontes padrão, como Arial, Courier e Times New Roman, estão disponíveis na maioria dos computadores. Usar essas fontes resulta em excelente fidelidade sem a necessidade de uma fonte incorporada.
Usar a opção Salvar pode não ser sua melhor aposta para reduzir o tamanho do arquivo. Formatos PDF usam atualizações incrementais ao salvar, adicionando apenas alterações e novo material, permitindo que a função Salvar seja concluída rapidamente. Usar Salvar Como reescreve o documento inteiro e pode representar uma redução substancial de tamanho em alguns casos. Da mesma forma, um arquivo PDF já formatado pode ser formatado novamente usando Salvar Como ou Imprimir para PDF, momento em que você pode ter opções para otimizar um arquivo para apresentação na Web, por exemplo, potencialmente reduzindo o tamanho do arquivo diminuindo a resolução.
Quando tudo mais falhar, utilitários de terceiros podem ajudar a comprimir seus arquivos PDF. Sites como SmallPDF e Neevia Technology são baseados na nuvem, enquanto o PDFCompressor oferece um programa de download de conversor. Cada utilitário de compressão pode produzir resultados diferentes, mesmo ao comprimir o mesmo PDF original. Utilitários são gratuitos e fáceis de usar, então experimente vários para obter os melhores resultados (consulte Recursos).
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