Escolha provedor de teleconferência. Alguns (freeconferenceservice.com, freeconference.com) permitem uso grátis. Serviços grátis costumam ter limitações: participantes permitidos, duração. Serviços de empresas (AT&T, Clear Channel) podem cobrar taxa; porém oferecem benefícios: número 0800 para discagem, tarifas baixas por minuto. Ao escolher, considere: quantos participantes, quantos ligam longa distância, duração, frequência. Pergunte se oferecem: suporte técnico 24/7, atendimento ao cliente, capacidade de migrar para web/videoconferência.
Agende horário com máxima antecedência. Alguns provedores exigem janela de tempo, a maioria pede reserva 24h antes. Outros não exigem reserva. Verifique antes de decidir.
Crie agenda. Inclua tópicos a discutir. Ajuda a manter foco e evitar discussões irrelevantes. Se desviar, olhe agenda para voltar ao trilho.
Envie e-mail aos participantes com antecedência. Forneça número de telefone e PIN. Informe horário e anexe agenda finalizada. Com agenda, participantes preparam perguntas/feedback.
Disque para a linha 15 minutos antes. Evita atraso. Saberá antecipadamente de dificuldades técnicas. Se houver, contate suporte. Alguns provedores oferecem recurso "chime in" para participantes avisarem chegada mesmo se atrasados.
Mantenha-se na agenda. Importante para cobrir todos itens. Igualmente importante: tempo para perguntas/feedback no final. Seja cortês, ouça sem interromper. Se não souber resposta ou não quiser abordar feedback agora, coloque como item na agenda da próxima teleconferência.
Encerre a chamada. Como anfitrião, seja o último a sair.
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