Um aparelho de fax é um dispositivo que transmite uma cópia de um documento para outro aparelho de fax usando uma linha telefônica. Empresas usam aparelhos de fax para transmitir documentos há décadas, e apesar da onipresença do e-mail como meio de envio de documentos, muitos escritórios continuam a ter aparelhos de fax disponíveis. Embora usar um aparelho de fax para transmitir documentos tenha muitas desvantagens, as vantagens mantêm muitas pessoas usando-os.
Poucos métodos de transmissão de documentos podem competir com um aparelho de fax em termos de gratificação instantânea. Aparelhos de fax enviam documentos curtos em meros segundos, e quando a transmissão é completa, o destinatário tem uma cópia física do documento em mãos, que pode usar imediatamente para fazer anotações ou levar a uma reunião. Embora o e-mail também seja instantâneo, fazer uma cópia física depende do destinatário ter uma impressora configurada. Não ter o software correto instalado para abrir o documento também pode criar problemas.
A maioria dos aparelhos de fax imprime carimbos automáticos de data e hora em cada página. Este recurso pode ser útil para verificar se você enviou um documento sensível a alguém no prazo.
Aparelhos de fax geralmente têm alimentadores automáticos de documentos. Isso permite que uma pessoa coloque várias páginas na fila para envio, disque um número e vá trabalhar em outra tarefa. Para o remetente, um aparelho de fax pode ser menos demorado que e-mail.
Um scanner pode criar cópias fotorrealistas de documentos em resoluções extremamente altas. Aparelhos de fax, porém, geralmente copiam documentos usando apenas preto - sem tons de cinza. Como resultado, aparelhos de fax não são ideais para enviar imagens de baixo contraste. No entanto, a baixa qualidade de imagem geralmente não diminui a legibilidade do texto.
Se você quiser ter um aparelho de fax disponível em tempo integral para receber transmissões, provavelmente precisará pagar pela instalação de uma linha telefônica dedicada. Aparelhos de fax também podem incorrer em taxas de longa distância se você enviar documentos para alguém que não tem número gratuito. E-mail e acesso à Internet, por outro lado, são taxas que você provavelmente já paga.
Embora aparelhos de fax sejam extremamente rápidos para enviar documentos curtos, os vários segundos necessários para enviar cada página podem começar a se somar ao enviar documentos mais longos. Você também pode enfrentar outros problemas, como o aparelho de fax do destinatário ficar sem papel no meio de uma transmissão. E-mail é geralmente uma opção superior para documentos muito longos.
Quando uma pessoa recebe um documento via e-mail, ela tem a opção de imprimi-lo ou visualizá-lo na tela. Um aparelho de fax sempre imprime documentos, que são frequentemente lidos uma vez e descartados - ou não lidos de todo, no caso de anúncios não solicitados. Neste sentido, aparelhos de fax podem desperdiçar papel.
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