As secretárias eletrônicas online funcionam como as convencionais, mas conectam sua linha telefônica ao computador. Esse tipo de serviço é compatível com conexões discadas e DSL, garantindo que você não perca chamadas enquanto está online. Permite ouvir mensagens enquanto são gravadas e baixá-las posteriormente.
Verifique os requisitos. Confira se seu computador atende aos requisitos mínimos: 20 MB de disco, 16 MB de RAM, modem de voz e navegador compatível.
Teste antes de comprar. Muitas empresas oferecem versões de teste (shareware) por alguns dias. Aproveite para avaliar a usabilidade e os recursos.
Baixe o software. Faça o download do programa da secretária eletrônica online e salve em uma pasta de fácil acesso.
Conecte a linha telefônica. Desconecte o cabo do telefone da tomada e conecte-o à porta do modem no computador. Verifique se a outra ponta continua ligada à tomada da parede.
Instale o programa. Siga as instruções na tela para concluir a instalação.
Configure a secretária. Defina o número de toques antes de atender, função de economia em ligações de longa distância (toll saver) e detecção de silêncio. Estabeleça também um limite de tempo para as mensagens.
Crie caixas de correio e grave saudações. Configure uma ou várias caixas de correio e grave sua mensagem de boas-vindas. O sistema permite mensagens diferentes para cada caixa e saudações personalizadas para números específicos.
Defina senhas de acesso remoto. Crie uma senha principal e uma reserva para recuperar mensagens à distância.
Ative o encaminhamento por e-mail. Configure o envio automático de novas mensagens para seu endereço de e-mail.
Configure alertas. O sistema pode emitir um aviso sonoro ou visual quando novas mensagens chegarem.
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