Férias, emergências familiares e seminários exigem tempo fora do escritório. Existe etiqueta específica para interceptar chamadas normalmente direcionadas a um colega, bem como para configurar um plano para a própria ausência.
Não compartilhe assuntos pessoais com os chamadores. Desencoraje fofocas. Por privacidade e segurança, não é recomendado informar aos chamadores onde um colega está passando férias ou a que assuntos pessoais está atendendo. Uma resposta apropriada e simples é: "Ela está fora do escritório hoje; posso anotar um recado?"
Anote um recado quando um colega estiver longe da mesa. Quando um superior ou colega está indisponível, informe aos chamadores que eles estão "longe da mesa" e ofereça para anotar um recado. Um retorno rápido da ligação é recomendado por parte do colega.
Informe ao chamador quando o colega retornará. Quando um colega saiu do prédio por um tempo predeterminado, seja honesto. Informe aos chamadores que ele saiu e voltará. Forneça um horário em que o indivíduo deve estar de volta.
Fale claramente ao gravar uma saudação de correio de voz. Ao gravar uma mensagem de correio de voz para alertar os chamadores de uma ausência, fale claramente. Deixe uma saudação curta que inclua o dia de retorno esperado.
Um colega pode fornecer assistência. Se apropriado, instrua o chamador a contatar um colega para assistência enquanto você estiver ausente. Deixe o número de ramal ou linha direta dele na saudação.
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