Gravar uma mensagem em uma secretária eletrônica ou sistema de correio de voz pode ser intimidante. Você tem uma chance e não quer estragar. Por outro lado, mesmo que você possa ensaiar e regravar uma saudação para seu próprio sistema, você quer conhecer a melhor técnica para inspirar alguém a deixar apenas as informações que você realmente deseja. Seja deixando uma mensagem para outra pessoa ou criando sua própria saudação, ter uma estratégia antes de começar ajudará você a se comunicar claramente.
Fale devagar e claramente. Lembre-se de que a pessoa do outro lado pode estar tentando anotar ou ter deficiência auditiva. Demonstre consideração com dicção clara e voz medida.
Dê as informações essenciais no início e no final da sua mensagem. Comece e termine com seu primeiro e último nome e número de telefone. Eileen O. Brownell, presidente da Training Solutions, diz: "Ninguém quer ouvir uma mensagem longa várias vezes para descobrir quem está ligando e onde retornar a ligação."
Sorria. Pessoas que não veem sua expressão facial podem ouvir um sorriso no seu tom de voz. Estar estressado e com pressa também se refletirá na sua mensagem de voz.
Mantenha curto. Não tente cobrir todos os pontos que quer discutir. Em vez disso, informe a pessoa que você precisa de um retorno para fornecer mais informações.
Apresente poucas opções. Evite muitos detalhes sobre quando e onde pode ser alcançado. Uma mensagem de voz com muitas opções de resposta confundirá a pessoa que você ligou. Limite as opções de resposta a no máximo duas ou três. Por exemplo: "Ligue para mim no (seu número) ou me envie e-mail para (seu e-mail)."
Escreva um roteiro. Nada ajuda a organizar o que precisa ser dito como uma saudação roteirizada. Isso garantirá que você possa editar a saudação para exatamente o que deseja do chamador.
Não diga o óbvio. Frases como "Não posso atender o telefone agora" ou "Estou longe da minha mesa" já são conhecidas pelo chamador.
Dê ao chamador outras opções de contato. Forneça um número de celular ou endereço de e-mail.
Mantenha a saudação em menos de 20 segundos. Uma saudação mais curta é ainda melhor. Seu chamador tem uma missão: lhe dar informações.
Seja pessoal. Em nosso mundo automatizado, uma saudação de voz calorosa e pessoal pode ser uma mudança refrescante para o chamador. Leia o roteiro criado no passo 1 até conseguir fazer a mensagem soar natural e não ensaiada.
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