Como gravar uma mensagem de voz

Gravação de uma mensagem em uma secretária eletrônica ou sistema de correio de voz pode ser intimidante. Você tem uma chance , e você não quer estragar tudo . Por outro lado , mesmo que você pode ensaiar e gravar novamente uma mensagem de saudação para o seu próprio sistema de atendimento , você quer saber a melhor técnica para inspirar alguém a deixar apenas as informações que você realmente quer. Quer deixar uma mensagem para alguém, ou criar seu próprio cumprimento, ter uma estratégia no lugar antes de começar vai ajudá-lo a se comunicar com clareza. Coisas que você precisa
sistema de atendimento Telefone
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Deixando uma mensagem
um

Fale devagar e com clareza. Lembre-se que a pessoa do outro lado pode estar tentando tomar notas , ou ter uma deficiência auditiva . Mostrar consideração com enunciação clara e uma voz medida.
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Dar a informação essencial , no início e no final de sua mensagem. Comece e termine com o seu primeiro e último nome e número de telefone. Eileen O. Brownell , presidente da Soluções de Treinamento , diz: " Ninguém quer ouvir uma longa mensagem várias vezes para descobrir quem está chamando e onde a retornar a chamada. "
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Sorriso . As pessoas que não podem ver a sua expressão facial pode ouvir um sorriso em seu tom de voz. Estar estressado e com pressa será igualmente refletida em sua mensagem de voz.
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Mantenha-o curto . Não tente cobrir todos os pontos que você quer discutir . Em vez disso, informar a pessoa que você precisa de uma chamada de retorno para que você possa fornecer mais informações.
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Presente algumas opções. Evite muitos detalhes sobre quando e onde você pode ser alcançado . Uma mensagem de voz , com muitas opções de resposta irá confundir a pessoa que ligou. Limite opções de resposta a não mais de dois ou três. Por exemplo, " Chame-me em ( seu número de telefone ) ou envie um email para ( seu endereço de e-mail) ".
Criar uma mensagem de saudação
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Escrever um script. Nada ajuda a organizar o que precisa ser dito como uma saudação script. Isto irá assegurar que você pode editar o cumprimento precisamente o que você quer a partir do chamador.
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Não dizer o óbvio . Afirmações como : "Eu não posso atender o telefone agora", ou "Eu estou longe de minha mesa", já são conhecidas pelo chamador.
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Dê as chamadas outras opções de contato. Fornecer um número de telefone celular ou endereço de e-mail.
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Manter a saudação a menos de 20 segundos . Uma saudação mais curto é ainda melhor. O seu interlocutor tem uma missão , para lhe dar informações.
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Seja pessoal. Em nosso mundo automatizado , uma saudação de voz pessoal quente pode ser uma mudança refrescante para o chamador . Leia o script criado no passo 1 até que você pode fazer a mensagem parecer natural e não ensaiada .

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