Em 2010, a maioria da população dos EUA tem celulares, e sistemas de correio de voz são padrão até em linhas fixas. Segundo absolutemessaging.com, sistemas de voicemail estão se tornando "necessidade, não inovação". A qualidade e tom da sua mensagem de saída determinam se as pessoas deixam recado ou ligam de novo, e causam grande impressão.
A maioria tem mensagem dizendo que está fazendo uma de várias coisas (ex: longe da mesa ou no telefone). Essas mensagens apenas pedem para deixar recado e dizem que responderá quando puder. O problema, segundo Michael Crooks da Crooks Advertising Alliance, é que dão informação óbvia (claro que está longe, senão atenderia, e já sabe que deve deixar recado). Ele recomenda dar detalhes sobre onde está e quando ligará de volta (ex: "Oi, estou em reunião e fora do escritório até 14h" ou "Estou com cliente, mas ligo de volta em 20 minutos"). Isso dá confiança ao chamador de que retornará a ligação e melhor previsibilidade.
Michael Hyatt, CEO da Thomas Nelson Publishers, concorda com Crooks sobre dar detalhes. Para isso, Hyatt recomenda mudar sua mensagem de saída todo dia conforme um modelo que você cria. Por exemplo, grave mensagem dizendo "Oi, é [dia da semana], [data], e estou atualmente [atividade/local]...". A mensagem não precisa incluir só isso. Pode personalizar com outras informações, como clima (ex: "Oi, é [dia], [data], e é uma linda manhã ensolarada em [cidade], e estou aproveitando o bom tempo para resolver coisas. Retornarei ligações após 15h"). A ideia dos roteiros é fazer a mensagem soar atual e pessoal.
Karl Walinskas da The Speaking Connection enfatiza dar "valor" à sua mensagem de saída. Aponta que as pessoas já estão desapontadas por cair no correio de voz e não em você, e que você precisa tornar o tempo delas valioso. Sugere deixar opções para acessar outras informações como piada do dia, seu e-mail, e números onde alcançar outras pessoas que possam ajudar.
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