Microfilme e microficha foram criados para armazenar materiais em tamanho compacto. A Biblioteca do Congresso adotou este método em 1927 para copiar páginas de livros, manuscritos e jornais. Uma máquina é necessária para visualizar o conteúdo de ambos, conhecida como leitor/scanner de microfilme ou microficha. Geralmente estas máquinas podem imprimir páginas da ficha ou filme ou, no caso de microficha, exportar a imagem eletronicamente.
Microfilme é filme fotográfico consistindo de celuloide revestido com material fotográfico. Vem em forma de rolo. Existem diferentes tamanhos: 16 mm e 35 mm. Normalmente em rolos abertos, mas também em cassetes. Um rolo típico contém cerca de 2.000 imagens.
Microficha vem em forma de folha retangular, filme plano de aproximadamente 105 mm (4 pol) de largura e 148 mm (6 pol) de comprimento. Visões retrato e paisagem disponíveis, mas normalmente usa-se retrato. Microfichas são armazenadas em envelopes chamados jaquetas. Cada jaqueta contém 5 fileiras e comporta até 15 páginas por fileira (50 a 70 páginas por jaqueta). Normalmente, projetos individuais ficam em cada jaqueta.
Um dos principais benefícios do armazenamento em microfilme é arquivamento compacto de grandes desenhos de engenharia e documentos históricos. Câmera de 3 metros de altura é usada e movida verticalmente sobre as imagens. Luzes sob os documentos iluminam os objetos. Arquivos menores também podem ser filmados, mas câmera menor é usada em posição fixa.
A câmera de microficha funciona similar a câmera pessoal. Diferença: um slide é carregado na câmera e fotos são tiradas em câmara escura. O filme avança automaticamente para a próxima foto após cada clique. Uma vez revelado, o filme é cortado no tamanho correto para criar microfichas individuais.
A principal vantagem do microfilme sobre microficha é sua confiabilidade frente a tecnologias em constante mudança. Por ser armazenado como imagem analógica, continua sendo forma confiável que não precisa ser atualizada ou reformatada conforme tecnologia muda. Cuidado adequado, vida útil do microfilme pode chegar a 500 anos. Por isso, alguns arquivos em mídia digital estão convertendo para microfilme para não precisar mudar continuamente. Especialmente importante para documentos frágeis.
Microficha é preferida quanto a armazenamento. Microfilme requer controles estritos de temperatura e umidade, e só 5 cópias do filme original devem ser feitas. Microficha pode ser armazenada em temperatura ambiente. Conforme alterações no arquivo ocorrem, microfichas podem ser facilmente adicionadas inserindo novas na jaqueta. Microfilme não pode ser adicionado, pois o filme é criado uma única vez. Recuperação de microficha também é mais rápida, pois visualiza 50-70 imagens vs. 2.000 no microfilme.
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