Quando trabalha com dados, planilhas podem ser forma prática de organizar tudo em formato fácil de entender. Planilhas são ideais para orçamentos, acompanhar progresso de projetos e planeamento. Na era pré-tecnologia, empresas usavam livros contábeis em papel, mas agora Microsoft Excel é a ferramenta de eleição. Felizmente, criar e atualizar planilhas Excel é relativamente direto.
Uma planilha tem a mesma configuração seja em papel ou ecrã. Tem linhas que começam no topo e continuam pela duração dos dados. Também há colunas, que começam no lado esquerdo e continuam para a direita conforme necessário. O ponto onde linha encontra coluna correspondente chama-se célula.
No Microsoft Excel, cada linha tem número, enquanto cada coluna tem letra. Logo a primeira célula é A1. Se der cabeçalho a cada coluna, a primeira linha reserva-se para isso, exigindo título para cada coluna. Se monitoriza orçamento, por exemplo, primeira coluna podem ser produtos, coluna B dinheiro gasto, coluna C imposto pago, seguido de preço total na coluna D.
Se tem Microsoft Office, Excel está incluído. Vá à lista de aplicações e escolha Microsoft Excel. Selecione Ficheiro e Novo para abrir planilha nova com título padrão Livro1. Na parte inferior, há separador Folha1.
Como no Microsoft Word, tem faixa de opções no topo para personalizar documento e formatar células. Em Início, pode negrito texto ou alterar tipo e tamanho de fonte. Também pode alterar alinhamento de texto em cada célula para alinhado à esquerda, direita ou centrado.
Uma coisa que pode confundir inicialmente é terminologia. Cada documento novo no Excel chama-se livro. Dentro de cada livro, cria folha de cálculo, que vê como separador na parte inferior. Por defeito, nova folha chama-se Folha1, mas pode clicar com botão direito e escolher Renomear para dar nome que quiser.
Para criar nova folha, clique no símbolo + junto ao separador na parte inferior. Pode inserir folha entre duas já criadas clicando com botão direito num separador e escolhendo Inserir Folha. Pode mover folhas clicando no separador desejado e arrastando para direita ou esquerda.
Uma das funcionalidades mais úteis do Excel é Soma Automática. Para ver como funciona, digite série de números numa coluna e clique na célula vazia abaixo do último número. Na faixa, clique Fórmulas e Soma Automática. Verá fórmula aparecer na última caixa – por exemplo, =SOMA(A1:A4). Ao clicar Enter, a fórmula totaliza linhas acima e insere soma na caixa.
Também pode escrever próprias fórmulas. À medida que fica mais confortável, pode estender o que faz na aplicação. Na fórmula =SOMA(A1:A4), por exemplo, diz ao Excel para totalizar itens nas linhas A1 a A4.
À medida que trabalha com maiores volumes de dados, sentirá necessidade crescente de gerir tudo mais eficientemente. Tabela dinâmica está integrada no Excel para organizar informação facilmente. Em vez de ordenar manualmente linha por linha, pode configurar para aceder rapidamente aos dados necessários.
Com tabela dinâmica, não reorganiza a folha nem altera dados. Em vez disso, vira os dados noutra direção – daí "dinâmica" – para olhá-los de ângulo diferente. Pode inserir informação manualmente ou deixar Excel fazer o trabalho.
Se quer criar tabela dinâmica, forma mais fácil é deixar Microsoft recomendar. Em Inserir, clique seta junto a Tabelas e escolha Tabelas Dinâmicas Recomendadas. Microsoft apresenta opções para organizar dados.
Se se sentir aventureiro, pode criar própria tabela dinâmica baseada nos dados. Em Inserir, vá à seta junto a Tabelas e selecione Tabela Dinâmica. Pode escolher inserir na folha existente ou nova folha. Após Enter, pode começar a construir relatório.
Outra funcionalidade útil é dashboard, que rastreia dados num só local. À medida que empresas tendem para decisões baseadas em dados, este acesso fácil torna-se essencial. Melhor forma de garantir sucesso ao construir dashboard é primeiro planear o que espera ganhar. Métricas necessárias devem ser listadas antes de começar.
Quando pronto, importe dados para Excel se não estiverem lá. Abra novo livro e configure uma ou duas folhas extra adicionando separadores na parte inferior. Folhas extra servem para esconder dados extra. Adicione gráfico Gantt escolhendo Inserir, Gráficos e segunda opção. Para inserir dados, clique com botão direito no gráfico e escolha Selecionar Dados.
Entre muitos usos empresariais do Excel está criação de horários. Se gere negócio com funcionários a tempo parcial com horário semanal, Excel pode ser útil. Após breve tutorial, pode começar a criar horário para equipa.
Para criar horário, abra Excel e insira Horários na caixa Pesquisar Todos os Modelos no canto superior direito. Escolha modelo que melhor se adequa. Provavelmente Horário de Turnos de Funcionários ou Horário Semanal de Turnos. Lá, pode substituir nomes fictícios pelos seus funcionários, adicionar linhas e apagar cabeçalhos para alterar horários.
Macros são ferramenta Microsoft que poupa tempo ao designar comandos simples para tarefas complicadas que executa diariamente. Criar e usar Macros é surpreendentemente fácil, especialmente quando apanha o jeito. Primeiro, adicione separador Programador escolhendo Excel > Preferências > Faixa e Barra de Ferramentas. Marque Programador na lista à direita e guarde.
Para criar macro, escolha Gravar Macro no separador Programador. Dê nome, insira tecla de atalho para a ação, pressione OK. Execute imediatamente a ação a gravar e pressione Parar Gravação no separador Programador. Sempre que quiser realizar ação, pressione sequência de teclas especificada ao gravar.
Longas listas de números podem ser aborrecidas. Pode animar planilha adicionando elementos visuais. Gráfico de setores é ótimo para mostrar percentagens, com cada setor representando segmento da informação.
Para criar gráfico de setores, primeiro precisa dados na planilha. Se inquiriu 100 pessoas, faça lista numa coluna de respostas e número de pessoas a escolher cada resposta na coluna ao lado. Selecione informação a incluir e escolha Inserir na barra de menu e Setores. Selecione estilo preferido.
Gráfico de barras é melhor para mostrar como algo mudou ao longo do tempo ou comparar itens. Se inquiriu grupo grande sobre tópicos de interesse, pode usar gráfico de barras para mostrar como homens e mulheres responderam por área.
Após inserir informação na folha, selecione dados a incluir e escolha Inserir > Gráfico > Barras. Informação aparece como gráfico automaticamente. Pode alterar layout na faixa no topo, incluindo adicionar elementos, ajustar layout rapidamente e alterar cores.
Muitas empresas acham planilha Excel ferramenta prática para organizar e gerir grandes listas de envio. Embora existam apps de base de dados mais complexas para listas difíceis, Excel funciona bem para empresas ainda a construir base de clientes. Também forma rápida de fazer etiquetas de pequena lista de nomes obtidos online ou respostas a promoção.
Antes de criar etiquetas, primeiro construa lista de forma que facilmente vire endereços. Para imprimir etiquetas, vá ao Microsoft Word e escolha tipo de envio no menu Iniciar Correspondência em Correspondência. Se quer usar lista do Excel, clique seta junto a Selecionar Destinatários e escolha Usar Lista Existente. Ligue o documento Excel.
Nenhum tutorial Excel estaria completo sem rever como imprimir documento criado. Imprimir no Excel pode ser complicado, exigindo passos extra se quiser grelhas ou controlar área a imprimir. Como um livro pode conter múltiplas folhas, também precisa garantir imprime só folhas necessárias.
Antes de imprimir, selecione folhas a imprimir. Se quiser múltiplas, mantenha Shift enquanto clica nos separadores. Escolha Ficheiro > Imprimir > Mostrar Detalhes. Aqui escolhe imprimir folhas ativas ou livro inteiro, e orientação. Se quiser imprimir grelhas ou cabeçalhos, indique antes de Ficheiro > Imprimir selecionando Opções de Folha em Layout de Página e marcando caixas para imprimir esses itens.
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