Quando você trabalha com dados, as planilhas podem ser uma maneira prática de organizar tudo em um formato fácil de entender. As planilhas são ideais para definir orçamentos, acompanhar o andamento dos projetos e planejar. Na era pré-tecnologia, as empresas usavam livros contábeis em papel para rastrear essas coisas, mas agora o Microsoft Excel é a ferramenta de escolha. Felizmente, criar e atualizar planilhas do Excel é relativamente simples.
Como fazer uma planilha
Uma planilha tem a mesma configuração, seja no papel ou na tela do computador. Você tem
linhas que começam no topo e continuam pela duração dos dados. Há também
colunas , que começam no lado esquerdo da planilha e continuam para a direita até onde você precisar. O ponto onde uma linha encontra uma coluna correspondente é chamado de
célula .
No Microsoft Excel, cada linha recebe um
número , enquanto cada coluna tem uma
letra . Então a primeira célula é A1. Se você der um cabeçalho a cada coluna, a primeira linha é reservada para essa finalidade, exigindo que você insira um título para cada coluna. Se você estiver monitorando um orçamento, por exemplo, a primeira coluna pode ser os produtos, enquanto a coluna B é o dinheiro que você gastou e a coluna C, o imposto que você pagou, seguido pelo preço total na coluna D.
Fazendo uma planilha do Excel
Se você tiver o Microsoft Office, o Excel está incluído no pacote. Vá para sua lista de aplicativos e escolha Microsoft Excel na lista. Selecione
Arquivo e
Novo para abrir uma nova planilha com o título padrão de
Livro1 . Na parte inferior da tela, há uma guia que diz
Planilha1 .
Assim como no Microsoft Word, você tem uma faixa na parte superior da tela que permite personalizar o documento e formatar as células. Em
Início , você pode colocar o texto em negrito ou alterar o tipo e o tamanho da fonte. Você também pode alterar o alinhamento do texto em cada célula para alinhado à esquerda, alinhado à direita ou centralizado.
Pastas de trabalho versus planilhas
Uma coisa que pode ser confusa inicialmente é a terminologia. Cada novo documento que você abre no Excel é chamado de pasta de trabalho. Em cada pasta de trabalho, você cria uma planilha, que verá como uma guia na parte inferior da tela. Por padrão, uma nova planilha é chamada de Plan1, mas você pode clicar com o botão direito do mouse nela e escolher
Renomear para dar-lhe o nome que você gostaria.
Para criar uma nova planilha, clique no
símbolo + ao lado da guia da planilha na parte inferior da tela. Você pode inserir uma planilha entre duas que já criou clicando com o botão direito do mouse em uma guia e escolhendo
Inserir planilha . Você pode mover as planilhas clicando na guia desejada e arrastando-a para a direita ou esquerda de onde ela está localizada no momento.
Usando o recurso Soma
Um dos recursos mais úteis de uma planilha do Excel é sua
AutoSoma característica. Para ver como essa fórmula funciona, digite uma série de números em uma coluna e clique na célula em branco abaixo do último número. Na faixa de opções, clique em
Fórmulas e
AutoSoma . Você verá a fórmula para a AutoSoma aparecer na última caixa – por exemplo,
=SOMA(A1:A4) . Ao clicar em
Entrar , a fórmula totaliza as linhas acima dela e insere a soma na caixa que contém a fórmula.
Você também pode escrever suas próprias fórmulas. À medida que você se sente mais confortável com esse recurso, pode estender o que pode fazer no aplicativo. Na fórmula AutoSoma
=SOMA(A1:A4) , por exemplo, a fórmula está direcionando o Excel para totalizar os itens nas linhas A1 a A4.
Tabelas dinâmicas para organizar dados
Ao começar a trabalhar com volumes maiores de dados, você sentirá uma necessidade crescente de gerenciar tudo com mais eficiência. Uma
tabela dinâmica está embutido no Excel como uma forma de organizar facilmente as informações. Em vez de classificar manualmente as linhas e mais linhas de informações, você pode configurar as coisas para obter rapidamente os dados de que precisa.
Com uma tabela dinâmica, você não está reorganizando a planilha do Excel ou alterando os dados nela. Em vez disso, você está girando os dados de uma maneira diferente - daí o nome "pivot" - para vê-los de uma direção diferente. Você pode inserir as informações manualmente ou deixar o Excel fazer o trabalho para você.
Criando uma tabela dinâmica
Se você deseja criar uma tabela dinâmica para sua planilha do Excel, a maneira mais fácil é deixar a Microsoft recomendar uma para você. Em
Inserir , clique na seta suspensa ao lado de
Tabelas e escolha
Recomendar tabelas dinâmicas . Nesse ponto, a Microsoft apresenta várias opções para organizar seus dados.
Se você estiver se sentindo aventureiro, pode criar sua própria tabela dinâmica com base nos dados inseridos. Em
Inserir , vá para a seta suspensa ao lado de
Tabelas e selecione
Tabela Dinâmica . Você pode optar por inserir sua tabela dinâmica na planilha existente ou iniciar uma nova planilha com as informações. Depois de selecionar
Entrar , você poderá começar a criar seu relatório.
Criando um painel no Excel
Outro recurso útil do Excel é o
painel , que pode rastrear seus dados em um só lugar. À medida que as empresas tendem a tomar decisões baseadas em dados, esse tipo de informação de fácil acesso está se tornando essencial. A melhor maneira de garantir o sucesso ao construir um painel é primeiro planejar o que você espera ganhar com isso. As métricas que você precisa coletar devem ser listadas muito antes de você começar a construir.
Quando estiver pronto para começar, importe seus dados para o Excel, caso ainda não estejam lá. Em seguida, abra uma nova pasta de trabalho e configure uma ou duas planilhas extras adicionando guias na parte inferior. As planilhas extras são onde você oculta seus dados extras. Em seguida, adicione um gráfico de Gantt escolhendo
Inserir ,
Gráficos e a segunda opção. Para inserir seus dados, clique com o botão direito do mouse no gráfico e escolha
Selecionar dados .
Criando um cronograma no Excel
Entre os muitos usos comerciais do Excel está a criação de cronogramas. Se você administra uma empresa com funcionários em meio período que seguem uma programação semanal, o Excel pode ser útil. Seguindo um breve tutorial do Excel, você pode começar a criar um cronograma para sua equipe.
Para criar um agendamento, abra o Excel e insira
Horários em
Pesquisar todos os modelos caixa no canto superior direito. Escolha o modelo que melhor se adapta ao que você está tentando fazer. Nesse caso, é provável que seja
Programação de Turno do Funcionário ou
Turno semanal do funcionário cronograma. Uma vez lá, você pode digitar os nomes fictícios com seus próprios nomes de funcionários, adicionar linhas e excluir cabeçalhos para poder alterar os horários listados.
Criando uma macro no Excel
As macros são uma ferramenta útil da Microsoft que permite que você economize etapas demoradas, designando comandos simples para acompanhar as tarefas mais complicadas que você executa todos os dias. Criar e usar Macros é surpreendentemente fácil, especialmente quando você pega o jeito. Primeiro, você precisará adicionar o
Desenvolvedor guia escolhendo
Excel>
Preferências>
Faixa e barra de ferramentas . Verifique o
Desenvolvedor caixa na lista à direita e salve a alteração.
Para fazer uma macro, escolha
Gravar macro no
Desenvolvedor aba. Dê um nome à macro, insira a tecla de atalho que você deseja apontar para a ação e pressione
OK . Execute imediatamente a ação que deseja gravar e pressione
Parar gravação no
Desenvolvedor aba. Sempre que você quiser executar essa ação, basta pressionar a sequência de palavras-chave especificada quando gravou a macro.
Faça um gráfico de pizza do Excel
Longas listas de números podem ser chatas. Você pode incrementar qualquer planilha do Excel adicionando elementos visuais. Um gráfico de pizza é uma ótima maneira de mostrar porcentagens, com cada seção da pizza representando um segmento das informações que você está transmitindo.
Para criar um gráfico de pizza, primeiro você precisa ter os dados em uma planilha. Se você pesquisou 100 pessoas, faça uma lista em uma coluna das respostas e o número de pessoas que escolheram cada resposta na coluna ao lado. Selecione as informações que deseja incluir no gráfico de pizza e escolha
Inserir na barra de menus e
Torta . Em seguida, selecione o estilo de sua preferência.
Faça um gráfico de barras do Excel
Um gráfico de barras é melhor para mostrar como algo mudou ao longo do tempo ou para comparar vários itens entre si. Se você pesquisou um grande grupo de pessoas sobre os tópicos nos quais elas estão mais interessadas, por exemplo, você pode usar um gráfico de barras para mostrar como os homens e as mulheres responderam para cada área de assunto.
Depois de inserir as informações em uma planilha do Excel, selecione os dados que deseja incluir e escolha
Inserir>
Gráfico>
Barra da barra de menus. As informações são exibidas como um gráfico de barras automaticamente. Você pode alterar o layout do novo gráfico de barras na faixa de opções na parte superior da tela, incluindo adicionar elementos de gráfico, ajustar rapidamente o layout e alterar as cores que estão sendo usadas para ilustrar seus dados.
Criar etiquetas de endereçamento no Excel
Muitas empresas acham que uma planilha do Excel é uma ferramenta útil para organizar e gerenciar grandes listas de e-mail. Embora existam aplicativos de banco de dados mais complexos para empresas que possuem listas de e-mail complicadas, o Excel pode funcionar muito bem para empresas que ainda estão construindo e aumentando um banco de dados de clientes. Também pode ser uma maneira rápida e indolor de fazer etiquetas de endereçamento a partir de uma pequena lista de nomes que você pegou on-line ou de respostas a uma promoção.
Antes de criar etiquetas de endereçamento, primeiro você precisa construir a lista de endereçamento de uma forma que possa ser facilmente transformada em endereços. No entanto, se você quiser imprimir etiquetas, precisará acessar o Microsoft Word e escolher o tipo de correspondência que deseja fazer em
Iniciar mala direta menu suspenso em
Correspondências . Se você quiser usar a lista que configurou no Excel, clique na seta suspensa ao lado de
Selecionar destinatários e escolha
Usar uma lista existente . Em seguida, conecte seu documento do Excel.
Como imprimir uma planilha
Nenhum tutorial do Excel estaria completo sem revisar como imprimir o documento que você criou. Imprimir no Excel pode ser um pouco complicado, exigindo algumas etapas extras se você quiser linhas de grade ou precisar controlar a área do documento que deseja imprimir. Como uma pasta de trabalho pode conter várias planilhas, você também precisa ter certeza de que está imprimindo apenas as planilhas necessárias.
Antes de imprimir, selecione as planilhas que deseja imprimir. Se você quiser imprimir várias folhas, mantenha pressionada a tecla
Shift tecla enquanto clica nas guias. Escolha
Arquivo>
Imprimir>
Mostrar detalhes . Aqui você pode escolher se deseja imprimir as planilhas ativas ou a pasta de trabalho inteira, além de escolher a orientação. No entanto, se você quiser imprimir linhas de grade ou cabeçalhos, precisará indicar isso antes de escolher
Arquivo>
Imprimir selecionando
Opções de planilha sob o
Layout de página guia e marcando as caixas para imprimir esses itens.
