A área de transferência do sistema e do Office servem ao mesmo propósito e funcionam da mesma maneira. Ambas duplicam ou movem dados entre aplicativos através de uma instalação de armazenamento temporário usando as funções recortar, copiar e colar. Ambas as áreas de transferência são ativadas sempre que a função recortar ou copiar é utilizada. No entanto, as duas áreas de transferência variam de maneiras significativas. As diferenças estão na quantidade de itens copiados que podem ser armazenados para cada uma e como as áreas de transferência são acessadas.
A área de transferência do sistema é um utilitário de armazenamento temporário útil para as funções copiar e colar, mas tem limitações. A área de transferência do sistema permite copiar e colar apenas um item por vez — tornando-a muito inflexível. Conforme você copia e cola, o item atual copiado substituirá o último item copiado no teclado.
A Área de Transferência do Office pode reter os últimos 24 itens que foram copiados. Isso torna possível visualizar um histórico recente de itens que você copiou usando a Área de Transferência do Office. A Área de Transferência do Office também coleta uma lista de itens copiados de múltiplos documentos em qualquer programa do Office que você pode colar como grupo em outro documento de programa do Office.
Você pode acessar o conteúdo da área de transferência do sistema por meio de um visualizador de área de transferência. No entanto, após o Windows XP, o visualizador de área de transferência para Windows não está mais disponível. Se você tem a versão anterior do Windows XP disponível, pode copiar o arquivo do visualizador de área de transferência dessa versão para uma versão posterior do Windows. O caminho para o visualizador de área de transferência no XP é C:\WINDOWS\SYSTEM32\CLIPBRD.exe. Você também pode instalar software de visualizador de área de transferência de terceiros. Como terceira opção, pode usar a técnica antiquada implementada nas versões iniciais do Windows de usar o Bloco de Notas como visualizador de área de transferência.
No Microsoft Office 2010, a Área de Transferência do Office não aparece toda vez que você copia um item. Para ativar a área de transferência, no menu Início da faixa de opções de um programa do Office, clique na seta no canto inferior direito do grupo "Área de Transferência". Esta ação ativa o painel de tarefas da Área de Transferência do Office. Este painel permite gerenciar o conteúdo da área de transferência. Isso significa que você pode excluir um único item copiado do histórico ou limpar todo o histórico. Este recurso também permite selecionar um único item copiado, múltiplos itens copiados ou todos os itens na área de transferência para colar em um documento de programa do Office.
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