O software de banco de dados de um sistema computacional atua como um repositório eficiente e seguro para os dados de uma organização. O usuário final de um banco de dados tipicamente nunca vê o software ou seus arquivos, e pode não saber como o sistema funciona. Como ela usa o software de aplicação que interage com o banco de dados, no entanto, o programador do sistema deve construir a configuração para atender às suas necessidades. O programador discute os objetivos do sistema com o usuário e os traduz em uma configuração funcional.
Uma engenheira liga o computador e recupera uma lista de peças para uma máquina. Ela não vê o banco de dados que armazena a lista de peças, mas vê suas telas e impressões. Para projetar o sistema de lista de peças, um programador senta com a engenheira e descobre que tipos de informação ela precisa, então cria o banco de dados, telas e relatórios a partir das especificações do usuário. Com o tempo, o programador pode revisar o sistema em resposta a solicitações do usuário por recursos novos ou reconfigurados.
Usuários finais podem exigir que um sistema de software siga regras específicas que representam normas ou impõem proibições de um negócio, setor ou conjunto de leis. Por exemplo, um sistema de peças deve bloquear itens que contenham chumbo de implementação em produtos projetados para uso doméstico, ou obedecer a uma regra exigindo que o peso de uma máquina nunca exceda 200 libras. O programador configura regras de banco de dados que aplicam essas restrições automaticamente.
Usuários frequentemente mantêm registros em pequenos arquivos de planilha, rastreando projetos, criando gráficos e realizando outras tarefas diárias. Um programador de banco de dados pode configurar uma aplicação que permita exportação personalizada do sistema, que os usuários finais podem abrir em um programa de planilha. Nessa situação, um processo do sistema de banco de dados percorre os dados e grava registros selecionados em formato de planilha. Para mover dados na direção oposta, o programador configura rotinas de importação de dados que alimentam o banco de dados a partir de arquivos gerados pelo usuário.
Alguns tipos de software de gerenciamento de banco de dados processam dados automaticamente em um agendamento. Esse tipo de processo sensível ao tempo pode ajudar um gerente que precisa de um relatório diário resumindo o trabalho do dia anterior. Rodando durante a noite, uma rotina agendada pode gerar essa informação. Outros processos agendados de banco de dados podem criar relatórios ou exportar arquivos para a semana, mês ou trimestre. Uma vez que usuários descrevem e quantificam suas necessidades recorrentes de dados, o programador pode configurar os processos necessários.
A segurança do banco de dados deve refletir os papéis organizacionais dos usuários. Configurações de aplicação de banco de dados fornecem a flexibilidade para garantir que a informação chegue apenas às pessoas com a necessidade e o direito de vê-la. Por exemplo, uma engenheira recebe acesso total ao seu banco de dados de peças mas não pode ler registros do banco de dados de folha de pagamento. Inversamente, um usuário de recursos humanos pode obter acesso total a dados de folha de pagamento mas não ter os privilégios necessários para acessar o banco de dados de peças.
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