Na troca de documentos eletrônicos, PDF (Portable Document Format) é a melhor forma de garantir acesso universal. Quando certas fontes estão ausentes no arquivo, o software de visualização PDF do destinatário pode tentar emular formatação e substituir por fonte padrão, deturpando a intenção original do designer. Para evitar isso e proteger contra substituições, incorpore as fontes no PDF.
Incorporação de fontes armazena cópia completa do conjunto de caracteres da fonte no PDF. Embora aumente ligeiramente o tamanho do arquivo, a consistência na formatação vale o aumento mínimo. Exceção: fontes CID, formato comum em conjuntos grandes de caracteres (chinês, coreano, japonês). Para minimizar carga, incorpore subconjunto (subset), que armazena apenas caracteres usados no documento.
O Adobe Reader gratuito só visualiza PDFs; o Acrobat Professional tem suporte total a incorporação total e subconjunto. Com arquivo aberto, clique no painel "Ferramentas" (Tools) > "Produção Gráfica" (Print Production) > "Pré-via" (Preflight). Clique no perfil "Correções de PDF" (PDF Fixups) e selecione uma das correções "Incorporar Fontes" (Embed Fonts) disponíveis. Clique "Analisar e Corrigir" (Analyze and Fix) na parte inferior. Será solicitado nome e local para salvar.
Vários apps suportam incorporação: Acrobat Distiller, Adobe Creative Suite completo, Microsoft Office. A maioria tem conjuntos predefinidos de opções de empacotamento PDF e permite criar configurações personalizadas. No Illustrator/InDesign, opções estão em "Exportar" ou "Salvar Como". No Word/Publisher, configurações de exportação PDF ficam em "Configurar Página" ou "Propriedades" na caixa de diálogo Imprimir.
Ao incorporar fontes no PDF, cada tipo deve estar nas pastas de fontes do sistema para ser empacotado com sucesso. Também restrito a fontes licenciadas para incorporação. Se o designer original proibiu incorporação, ela será excluída no empacotamento final. Nesse caso, converter a fonte restrita em contornos (outlines/shapes) pode ser mais prático. Salve o documento original não convertido separadamente, pois não poderá editar a cópia convertida em contornos.
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