Muitos bancos agora oferecem a exportação de extratos e transações lançadas em um arquivo .QBO que o programa de contabilidade empresarial QuickBooks pode importar para suas contas, seja em PC ou Mac. O arquivo de extrato bancário online do QuickBooks mostrará uma lista de transações de pagamento e depósito baixadas, incluindo datas e beneficiários de cheques e pagamentos com cartão de débito. Atualizar o registro bancário do QuickBooks torna-se então uma simples questão de comparar as transações importadas com o que você registrou e transferir quaisquer transações ausentes para o registro.
Clique no item de menu "Bancos" no QuickBooks enquanto estiver online e, na lista suspensa que aparece, veja se sua instituição financeira está listada. Você também pode verificar diretamente o site do seu banco para descobrir se ele possui uma função de exportação que salva como arquivo .QBO.
Baixe suas transações do banco, geralmente para um período definido de datas.
Abra seu arquivo da empresa no QuickBooks. No menu "Arquivo", selecione "Importar" e, na nova janela, selecione "Do Web Connect". Localize o arquivo na nova janela e clique em "Abrir". Uma janela será aberta mostrando as transações baixadas.
Escolha a conta na lista suspensa que corresponde ao registro que você está usando, provavelmente conta corrente. A lista na janela de transações baixadas mostra itens que correspondem ao que você já registrou em seu registro e aquelas transações que o programa não consegue associar a nenhuma das entradas atuais do seu registro.
Confirme se uma transação que não corresponde automaticamente não é duplicada. As datas podem diferir de quando você emite o cheque e quando ele é compensado pelo banco. Verifique também erros em quaisquer entradas manuais que você fez em seu registro. Para entradas baixadas que são duplicadas, selecione a entrada e clique no botão "Corresponder" para forçar o software a associar a transação. Se não funcionar, clique no botão excluir. Para entradas baixadas que não são duplicadas, selecione a entrada e clique em "Adicionar Uma ao Registro". A entrada é adicionada ao seu registro de conta corrente e a entrada baixada agora está marcada como correspondida.
Edite a transação conforme necessário em seu registro para vinculá-la a uma conta de despesa ou receita específica e para corresponder os nomes de clientes ou fornecedores com o que você tem listado no arquivo da sua empresa no QuickBooks.
Repita até que apenas transações correspondidas permaneçam na janela de transações baixadas. Verifique o saldo para ver se corresponde ao saldo do seu banco, exceto por transações pendentes. Quando seu registro estiver equilibrado, feche a janela de download. Pronto.
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