Muitos bancos agora oferecem a exportação de extratos e transações lançadas em um arquivo .QBO que o programa de contabilidade empresarial QuickBooks pode importar para as contas de sua empresa, seja em um PC ou Mac. O arquivo de extrato bancário online do QuickBooks mostrará uma lista de pagamentos baixados e transações de depósito, incluindo as datas e os beneficiários de cheques e pagamentos com cartão de débito. Atualizar seu registro bancário do QuickBooks é então uma simples questão de comparar as transações importadas com o que você gravou e transferir quaisquer transações ausentes para o registro.
Etapa 1
Clique no item de menu "Banking" no QuickBooks enquanto estiver online e, na lista suspensa que aparece, veja se sua instituição financeira está listada. Você também pode verificar o site do seu banco diretamente para descobrir se ele possui uma função de exportação que salva como um arquivo .QBO.
Etapa 2
Baixe suas transações do banco, geralmente em um determinado período de datas.
Etapa 3
Abra o arquivo da sua empresa no QuickBooks. No menu "Arquivo", selecione "Importar" e, na nova janela, selecione "Do Web Connect". Localize o arquivo na nova janela e clique em “Abrir”. Uma janela é aberta mostrando as transações baixadas.
Etapa 4
Escolha a conta na lista suspensa que corresponde ao registro que você está usando, provavelmente verificando. A lista na janela de transações baixada mostra os itens que correspondem ao que você já registrou em seu registro, e aquelas transações que o programa não pode combinar com nenhuma das entradas atuais do seu registro.
Etapa 5
Confirme se uma transação que não corresponde automaticamente não é uma duplicata. As datas podem diferir de quando você escreve o cheque e quando ele compensa o banco. Verifique também se há erros em quaisquer entradas manuais feitas em seu registro. Para entradas duplicadas, selecione a entrada e clique no botão "Corresponder" para forçar o software a corresponder à transação. Se isso não funcionar, clique no botão excluir. Para entradas baixadas que não são duplicadas, selecione a entrada e clique em "Add One to Register". A entrada é adicionada ao seu registro de verificação e a entrada baixada agora é marcada como correspondente.
Etapa 6
Edite a transação conforme necessário em seu registro para anexá-la a uma conta de despesa ou receita específica e para combinar os nomes de clientes ou fornecedores com o que você listou no arquivo da empresa QuickBooks.
Etapa 7
Repita até que apenas as transações correspondidas sejam deixadas na janela de transações baixadas. Verifique o saldo para ver se ele corresponde ao seu saldo bancário, exceto para transações pendentes. Quando seu cadastro estiver equilibrado, feche a janela de download. Você Terminou.
