Em um mundo de e-mail instantâneo e PDFs, aparelhos de fax ainda têm lugar em lares e empresas. Muitos preferem a computadores pois permitem segurar uma folha física, em vez de lidar com cópia digital que precisa imprimir. Aparelhos de fax, embora considerados tecnologia datada, ainda são usados mais do que se pensa. Podem ser facilmente usados com telefone residencial, e a conexão é simples.
A operação do fax é simples. Uma página é inserida para digitalização, e o aparelho converte a imagem em uma fotografia digital (fac-símile) enviada pela linha telefônica a outro fax. O fax receptor decodifica e imprime a imagem. Um fax básico consiste em modem, scanner e impressora. O modem comunica com outro fax (ou computador) pela linha telefônica, o scanner digitaliza a imagem e a impressora imprime. Alguns usam rolos de papel especial com tecnologia de transferência térmica; outros usam papel carta comum.
Muitos faxes hoje fazem parte de soluções tudo-em-um. Esses dispositivos fax, digitalizam, imprimem e copiam, e geralmente conectam-se a computador e telefone residencial. São populares por combinar tecnologia de fax com scanner/impressora tradicional, economizando dinheiro e espaço.
Faxes são fáceis de instalar e compatíveis com a maioria dos telefones residenciais, embora combinar fax e telefone comum na mesma linha possa ser complicado. Geralmente, fax tem dois conectores: um para a parede e outro para o telefone. A maioria detecta chamada de fax e atende adequadamente, reduzindo necessidade de linha dedicada. Alguns podem atender após certo número de toques. Muitos têm fone acoplado, eliminando telefone adicional.
Com computadores, internet e e-mail, faxes estão sendo eliminados gradualmente. Não significa que não são usados — apenas menos comuns. Faxes mantêm seguidores fiéis pela entrada/saída direta e facilidade de uso. Principalmente, não requerem computador para operar.
Se o fax for usado frequentemente em uma única linha, recomenda-se linha dedicada para evitar o irritante "chiado" do modem quando alguém atende outra extensão durante fax. Computadores também podem enviar faxes, desde que tenham modem (ou acesso à internet) e software adequado. Muitos sites oferecem serviço de fax grátis ou barato.
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