Cada linha em um arquivo representa uma linha de dados, mas esses dados geralmente são divididos em campos ou colunas. Dois métodos padrão delineiam campos. Uma é ter campos de comprimento fixo e, portanto, registros de comprimento fixo; a outra é ter campos de comprimento variável com registros de comprimento variável. Os campos de comprimento variável devem ser separados por um símbolo, que é o delimitador. Um banco de dados de registros de comprimento variável produzirá um arquivo delimitado, um banco de dados de registros de comprimento fixo produzirá um arquivo de largura fixa.
Delimitadores
A forma mais comum de arquivo delimitado usa a vírgula como separador de campo. Esses arquivos são chamados de arquivo de valores separados por vírgula (CSV). A vírgula é adequada para dados numéricos, mas pode causar problemas com o texto. Outros delimitadores incluem a barra de espaço (" ") ("|") ou o sinal de chapéu ("^"). O designer de arquivos ou programador precisa encontrar um caractere que raramente é usado nos dados. Às vezes, pode ser necessário usar uma combinação de caracteres.
Campos fixos
Nem sempre é possível garantir que um caractere nunca será usado em dados a serem armazenados em arquivos, então a dificuldade de encontrar um delimitador adequado pode tornar preferíveis campos de comprimento fixo. Esse formato apresenta sobrecarga tanto no armazenamento quanto no processamento, portanto, arquivos delimitados são mais comuns. Um campo de comprimento fixo deve ser preenchido. As formas mais comuns de preenchimento são preenchimento à esquerda com zeros para dados numéricos e preenchimento à direita com espaços para texto.
Procedimentos
Quer um arquivo seja de largura fixa ou contenha campos delimitados, os programas de escrita e leitura devem seguir as mesmas convenções. Um programa que recebe um arquivo de largura fixa primeiro precisa conhecer o comprimento e o tipo de dados de cada arquivo. Um programa que recebe arquivos delimitados precisa conhecer o delimitador a ser procurado.
Registros rejeitados
Em cada caso, os programas de importação devem ter procedimentos de relatório de exceção que gravam os registros rejeitados em um arquivo separado. A razão mais comum pela qual um registro delimitado é rejeitado é que o delimitador aparece nos dados, criando colunas extras. Registros de largura fixa geralmente são rejeitados por serem muito longos. Registros curtos geralmente não causam erros. Os campos finais não serão preenchidos. Se os campos finais forem obrigatórios, os registros curtos serão rejeitados.
