No uso comum, "exportar" significa enviar algo de seu país para um país diferente, e "importar" significa trazer algo de uma terra estrangeira para a sua. Da mesma forma, na terminologia do computador, "importar" significa trazer um arquivo de um programa diferente para o que você está usando, e "exportar" significa salvar um arquivo de uma forma que um programa diferente possa usá-lo.
Exportando um arquivo
A maioria dos programas de computador tem sua própria maneira de organizar e codificar dados nos arquivos que salva. Eles podem reconhecer seus próprios arquivos, mas não arquivos de outro programa. Para exportar um arquivo, o computador precisa salvar os dados em um formato que outro programa reconheça. Os programadores devem construir esse recurso no próprio programa, para que os programas possam exportar em alguns formatos de arquivo e não em outros.
Importando um arquivo
Para importar um arquivo, um programa deve ser capaz de reconhecer e decodificar um formato de arquivo diferente do seu. Novamente, essa é uma capacidade que deve ser incorporada ao programa. Alguns formatos são tão comuns que quase todos os programas podem importá-los; por exemplo, a maioria dos programas de processamento de texto pode ler arquivos de texto ASCII (arquivos .txt) e a maioria das planilhas pode ler arquivos ASCII delimitados por vírgulas (arquivos .csv). Muitos programas são escritos para importar os arquivos de seus principais concorrentes. O OpenOffice Calc pode importar arquivos feitos pelo Microsoft Excel, por exemplo.
Importando de scanners e câmeras
Outro tipo de função geralmente classificado como importação é ler uma imagem diretamente em um documento de um scanner ou câmera. Nesse caso, o programa lê os dados diretamente do scanner para o arquivo, sem salvá-lo primeiro como um tipo diferente de arquivo. Scanners que podem fazer Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR, também podem enviar texto diretamente para o arquivo.
Importações e exportações "ocultas"
Muitas vezes você encontrará "Importar" e "Exportar" como opções no menu "Arquivos" de um programa. Mas os programas também podem importar e exportar arquivos de maneiras que não são tão óbvias. Por exemplo, ao abrir um arquivo, você verá "Arquivos do tipo" na caixa de diálogo; desça o menu e você verá todos os outros formatos de arquivo que o programa pode importar. Às vezes, as opções de importação também são encontradas no menu "Inserir" de um programa. Quando você seleciona "Salvar como ..." no menu "Arquivos", a caixa de diálogo mostra todos os diferentes formatos de arquivo para os quais você pode exportar. Uma das formas mais comuns de exportação é salvar um documento como um arquivo Adobe Portable Document Format.
