No uso comum, "exportar" significa enviar algo do seu país para outro diferente, e "importar" significa trazer algo de uma terra estrangeira para a sua. Da mesma forma, na terminologia de computadores, "importar" significa trazer um arquivo de um programa diferente para o que você está usando, e "exportar" significa salvar um arquivo de forma que um programa diferente possa usá-lo.
A maioria dos programas tem sua própria forma de organizar e codificar dados nos arquivos que salvam. Eles reconhecem seus próprios arquivos, mas não arquivos de outro programa. Para exportar um arquivo, o computador precisa salvar dados em um formato que outro programa reconheça. Os programadores devem incorporar essa capacidade no próprio programa, então programas conseguem exportar em alguns formatos e não em outros.
Para importar um arquivo, um programa deve ser capaz de reconhecer e decodificar um formato de arquivo diferente do seu. Novamente, essa é uma capacidade que deve ser incorporada ao programa. Alguns formatos são tão comuns que quase todos os programas podem importá-los; por exemplo, a maioria dos processadores de texto lê arquivos de texto ASCII (.txt) e a maioria das planilhas lê arquivos ASCII delimitados por vírgula (.csv). Muitos programas são escritos para importar arquivos de seus principais concorrentes. O OpenOffice Calc pode importar arquivos feitos pelo Microsoft Excel, por exemplo.
Outro tipo de função geralmente classificada como importação é ler uma imagem diretamente em um documento a partir de um scanner ou câmera. Nesse caso, o programa lê os dados diretamente do scanner para o arquivo, sem salvá-lo primeiro como um tipo de arquivo diferente. Scanners que fazem Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) podem enviar texto diretamente para o arquivo também.
Você frequentemente encontrará "Importar" e "Exportar" como opções no menu "Arquivo" de um programa. Mas programas também podem importar e exportar arquivos de formas não tão óbvias. Por exemplo, ao abrir um arquivo, você verá "Tipos de Arquivo" (Files of Type) na caixa de diálogo; abra o menu suspenso e verá todos os outros formatos que o programa pode importar. Às vezes, opções de importação também estão no menu "Inserir" (Insert). Ao selecionar "Salvar como..." no menu "Arquivo", a caixa de diálogo mostra todos os diferentes formatos para os quais você pode exportar. Uma das formas mais comuns de exportação é salvar um documento como arquivo Adobe Portable Document Format (PDF).
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