Arquivos Word tendem a ser bastante pequenos comparados aos seus equivalentes multimídia, mas quando ficam grandes tornam-se um incômodo para download e podem desperdiçar largura de banda se você os hospeda no seu próprio site. Os maiores contribuintes para o inchaço do tamanho do arquivo em um documento Word são objetos incorporados — arquivos separados que você insere em um documento Word por conveniência ou funcionalidade extra — e gráficos. Mantenha seus objetos incorporados e gráficos sob controle e você pode facilmente reduzir seu documento a um tamanho razoável.
Objetos incorporados incluem qualquer tipo de arquivo externo que o Word é capaz de conter no seu documento, como planilhas, arquivos PDF, diagramas avançados e equações matemáticas. Quanto mais desses objetos incorporados você puder remover do seu documento, mais poderá redimensionar seu arquivo para algo mais gerenciável. Talvez você possa remover alguns desses objetos completamente; outros talvez possa substituir. Se você tem um objeto incorporado cuja função é estritamente visual, como um diagrama ou equação matemática, você pode fazer uma captura de tela do conteúdo usando o botão "Print Screen" ou "Prt Sc" no teclado e colar a captura em qualquer editor de imagem — como o Paint, que vem com o Windows. A partir daí você pode recortar a captura e salvá-la como imagem e depois inserir a imagem no seu documento Word no lugar do objeto incorporado original, potencialmente economizando muito espaço.
Para comprimir gráficos no Word 2013, clique em uma das imagens no seu documento. O menu Ferramentas de Imagem aparecerá na Faixa de Opções. Clique em "Formatar", escolha "Comprimir Imagens" e clique em "E-mail" como saída alvo. Note que se desmarcar "Aplicar apenas a esta imagem", o Word comprimirá todos os gráficos do seu documento — uma boa forma de economizar tempo fazendo tudo de uma vez. Dependendo do número e qualidade das imagens no seu documento, comprimir gráficos pode potencialmente reduzir um arquivo de vários megabytes para alguns centenas de kilobytes.
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