Ao usar o Microsoft Outlook para a sua conta de e-mail, vai querer garantir que consegue acompanhar todas as suas mensagens e que pode consultá-las sempre que precisar. É por isso que é importante entender qual é a melhor forma de guardar e armazenar as suas mensagens de e-mail da sua conta Outlook.
Segundo a Microsoft, a melhor prática é manter a caixa de entrada para as mensagens que precisa de ler e processar você mesmo e criar outras pastas que pode usar para certos tipos de correio. Crie uma pasta "1-Referência". Arraste manualmente qualquer mensagem para a qual precise de voltar mais tarde ou que ainda não teve tempo de ler. Coloque um "1" à frente para que apareça logo abaixo da sua caixa de entrada. Crie outras pastas, como "Pessoal" para arquivar e-mails pessoais e mantê-los separados dos e-mails de trabalho. Dessa forma, não terá de se preocupar com colegas a olhar por cima do ombro para mensagens pessoais. Pode criar um conjunto de pastas para e-mails de listas de discussão, para que essas mensagens sejam redirecionadas para uma pasta. Assim, não tem de encher a sua caixa de entrada com toneladas de mensagens que pode nem precisar de ler.
Defina todas as suas pastas para arquivar automaticamente anualmente. O sistema de arquivamento permite-lhe guardar os e-mails importantes sem ter de fazer nada. O Outlook pode solicitar se gostaria de arquivar automaticamente todas as suas mensagens. Clique em "Sim" e o processo de arquivamento começará. As suas mensagens são movidas da caixa de entrada ou outras pastas para uma pasta "Arquivo", que pode aceder a qualquer momento. Todas as suas pastas serão replicadas na pasta "Arquivo". Por exemplo, se tiver pastas de referência, pessoal e negócios, verá as mesmas três pastas sob "Arquivo".
A funcionalidade "Arquivo Automático" no Outlook está ativada por predefinição, mas também pode personalizar o sistema de arquivamento. Para fazer isto, clique no menu "Ferramentas". Clique em "Opções" e clique no separador "Outros". Selecione "Arquivo Automático". Selecione "Executar Arquivo Automático a Cada n Dias" e especifique quantos dias quer que seja (por exemplo, a cada 14 dias). Selecione quaisquer outras opções que queira alterar. Se quiser aplicar as alterações a todas as suas pastas, selecione "Aplicar Estas Definições a Todas as Pastas".
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