A maioria das casas e escritórios, apesar de décadas de conversa sobre escritório sem papel, ainda contém uma mistura incômoda de arquivos e documentos digitais e baseados em papel. Transformar documentos digitais em físicos é uma questão relativamente simples de imprimi-los, mas ir do físico para o digital geralmente leva mais tempo e esforço. A ferramenta mais versátil para o trabalho é um scanner. Estes vêm em formas de mesa plana e alimentação por folhas, com scanners de alimentação por folhas sendo os melhores para uso com documentos de várias páginas.
Fisicamente, scanners de alimentação por folhas se assemelham a uma impressora a laser ou jato de tinta compacta. Isso é natural, porque eles têm mecanismos de manuseio de papel semelhantes. No caso de um scanner, documentos de papel são puxados do alimentador de folhas e passam pelo sensor de imagem da máquina, terminando na bandeja de saída. O software do scanner identifica as letras impressas na página e as converte em texto digital — um processo chamado reconhecimento óptico de caracteres, ou OCR. Este software é inteligente o suficiente para reconhecer imagens gráficas e escaneá-las em sua forma original.
Scanners de alimentação por folhas são melhores usados com materiais impressos padrão, de documentos legais assinados a pilhas de memorandos e faturas. Na maioria dos casos, você pode simplesmente carregar o alimentador e deixar o scanner fazer seu trabalho, embora documentos sensíveis devam ser revisados por olhos humanos para verificar erros de transcrição. Todos, exceto os modelos mais básicos, realizam digitalização duplex — lendo ambos os lados de um documento de uma vez — o que reduz pela metade o tempo de digitalização para uma pilha de documentos.
Apesar de sua velocidade e versatilidade, scanners de alimentação por folhas têm limitações. Eles não lidam com documentos de tamanho grande, e não devem ser usados com documentos frágeis ou danificados que podem ser rasgados no alimentador. Eles não podem digitalizar livros ou revistas encadernados, e seus sensores de imagem funcionam em resoluções muito menores que você encontraria em um scanner de mesa plana ou scanner de fotos. Se você precisar incorporar imagens de alta resolução no seu documento, quase sempre é melhor digitalizá-las separadamente em um scanner de mesa plana e então inseri-las manualmente no seu documento.
Scanners de alimentação por folhas existem para cortar a bagunça dos seus documentos em papel, e são apenas mal adaptados para outros usos. Escolha entre eles com base nas suas necessidades de manuseio de documentos. Por exemplo, um escritório de advocacia ou contabilidade pode precisar de um modelo com alimentador de folhas de alta capacidade, enquanto um pequeno negócio baseado em casa poderia pagar menos por um modelo de capacidade menor. Tais usuários de alto volume também devem procurar um scanner com alto ciclo de trabalho, uma medida do número de páginas que ele pode digitalizar confiavelmente em um mês. Scanners com resolução mais alta digitalizam mais lentamente que seus equivalentes de resolução padrão, mas são melhores para uso com relatórios e documentos ricamente ilustrados.
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