Tão rápido quanto você consegue redigir um e-mail rápido, esse e-mail pode ser encaminhado, postado, carregado e compartilhado com inúmeros outros destinatários. Expresse seu desejo de conter as informações que você envia com um aviso de confidencialidade incluído na assinatura do e-mail, que vem na parte inferior da mensagem. Use a ferramenta de criação de assinatura do Microsoft Outlook, onde você pode adicionar mensagens de confidencialidade a assinaturas existentes, para fornecer uma camada extra de segurança ao seu e-mail.
Abra o Microsoft Outlook. Se o botão "Novo E-mail" não estiver aparecendo no lado esquerdo da faixa de opções na parte superior da tela, clique no link "Email" no canto inferior esquerdo da tela. Em seguida, clique no botão "Novo E-mail" para abrir a janela "Sem Título – Mensagem".
Clique na pequena seta suspensa sob o botão "Assinatura" na faixa de opções da mensagem. Clique em "Assinaturas" para abrir a janela "Assinaturas e Papel de Carta".
Clique na assinatura na lista "Selecionar assinatura para editar" para adicionar a mensagem de confidencialidade. O texto existente da assinatura abre na parte do corpo da janela.
Clique abaixo de qualquer assinatura existente, como nome e cargo. Digite a mensagem de confidencialidade, como data de copyright e texto sobre não compartilhar, imprimir ou encaminhar a mensagem.
Formate o texto de confidencialidade para destacá-lo do resto da assinatura, destacando essa parte do texto. Puxe o menu de fonte e escolha uma nova fonte, aplique itálico ou negrito à mensagem e puxe o menu de cor de fonte "Automático" e escolha uma nova cor.
Clique no botão "OK" para salvar a mensagem de confidencialidade, feche a janela "Assinaturas e Papel de Carta" e retorne à digitação da mensagem de e-mail.
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