Não Apenas Ouça — Capture, Confirme, Execute
Instruções por telefone carecem pistas visuais e rastro papel. Um dígito perdido = envio errado, prazo perdido, incidente segurança. Siga este protocolo:
Durante a Ligação
- Elimine distrações. Feche abas, mute Slack, vá espaço silencioso.
- Faça anotações estruturadas. Use template:
QUEM | O QUÊ | QUANDO | ONDE | COMO | CONFIRMAÇÃO #.
- Parafraseie cada passo. "Então você precisa relatório emailed para João Silva até 17h amanhã — correto?"
- Peça soletramentos/IDs. "Pode soletrar sobrenome cliente?" "Qual número PO?"
- Leia de volta números críticos. Telefones, datas, valores, SKUs — dígito a dígito.
- Confirme próximas ações e responsabilidade. "Enviarei arquivo até 15h; você revisa até 16h. Certo?"
- Anote nome chamador, cargo, callback, timestamp.
Após Ligação (Dentro 5 Minutos)
- Revise e limpe anotações enquanto memória fresca.
- Envie email/Slack confirmação: "Conforme nossa ligação agora, farei [ação] até [hora]. Confirmando: [detalhes chave]. Avise se algo precisa ajuste."
- Agende prazo no calendário com lembrete 30min buffer.
- Arquive anotações pasta projeto / CRM / ticket.
Dicas Profissionais
- Use headset — liberta mãos para digitar.
- Grave (com consentimento): "Se importa gravar para precisão?"
- Se não claro: "Quero acertar — pode repetir?" Melhor constrangedor agora que errado depois.
- Instruções complexas multi-passo: Peça email/SOP doc follow-up.
Profissionais não confiam memória. Confiam processo.
