Ao receber instruções verbais por telefone, é crucial estar atento e garantir uma compreensão precisa. Aqui está um colapso do que você deve fazer:
Durante as instruções: *
Ouça atentamente: Minimize as distrações e concentre -se apenas na conversa.
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Faça perguntas de esclarecimento: Não hesite em pedir esclarecimentos se algo não estiver claro. Reformular as instruções em suas próprias palavras para garantir que você as entenda corretamente ("Então, se eu entender corretamente, você quer que eu ...")
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Tome notas: Anote detalhes importantes, datas, horários, nomes, números e quaisquer etapas específicas. Use abreviações, se necessário, mas verifique se suas anotações são legíveis para você.
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Repita as instruções de volta: Após cada etapa ou seção, resuma o que você ouviu para confirmar a precisão. Isso é especialmente importante para instruções complexas. ("Só para ter certeza, você gostaria que eu envie o relatório por e -mail para John Doe às 17h amanhã, correto?")
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Confirme os próximos passos: Pergunte sobre as próximas etapas do processo e o que fazer depois de concluir a tarefa atual.
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Seja educado e respeitoso: Mantenha um tom profissional e cortês ao longo da conversa.
Após as instruções: *
Revise suas anotações: Depois que a chamada terminar, revise imediatamente suas anotações para garantir sua precisão e integridade.
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Acompanhe (se necessário): Se algo não estiver claro ou você precisar de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato com a pessoa novamente.
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Organize suas anotações: Mantenha suas anotações organizadas e acessíveis para facilitar a referência ao executar as instruções.
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Execute as instruções cuidadosamente: Preste muita atenção aos detalhes ao concluir as tarefas.
Seguindo essas etapas, você pode reduzir significativamente o risco de interpretações errôneas e garantir a conclusão bem -sucedida das tarefas atribuídas.
