Atendedores automáticos operam baseados em uma série de menus. Esses menus podem ser simples, como oferecer aos chamadores uma escolha entre cinco opções, ou podem incluir submenus para empresas maiores a fim de responder a preocupações específicas. Grandes empresas geralmente usam resposta de voz interativa (IVR) em vez de auto attendants porque IVR pode listar saldos de contas ou oferecer opções de pagamento por telefone para contas de serviços públicos ou telefônicas. Ao usar um sistema de atendedor automático, chamadores geralmente podem alcançar um operador discando 0.
Atendedores automáticos podem economizar quantias significativas em equipe de suporte a chamadas. Normalmente, chamadas telefônicas precisam ser roteadas por um ou mais recepcionistas em tempo integral. Chamadores podem selecionar a extensão apropriada de seu telefone de toque, permitindo conectar à área de negócios que melhor responde suas perguntas ou preocupações. Isso melhora a satisfação do cliente enquanto reduz custos de suporte telefônico.
Sistemas de atendedor automático geralmente apresentam uma saudação pré-gravada estilizada que notifica clientes qual empresa contactaram. Esta saudação fornece à empresa uma imagem profissional.
Empresas podem economizar recursos ao usar um auto attendant fornecendo horários e localizações de lojas como uma de suas opções de menu. Sistemas de auto attendant também podem incluir mensagens pré-gravadas sobre ofertas especiais, vendas e direções. Chamadores podem ouvir mensagens pré-gravadas sobre informações da loja sem precisar contactar um representante diretamente. Com a ajuda de um auto attendant, funcionários não precisam mais gastar tempo respondendo perguntas rotineiras. Chamadores podem repetir as opções do menu pressionando um botão específico.
Programas de auto attendant oferecem uma caixa postal para que clientes deixem mensagens para a empresa fora do horário. Essas mensagens podem ser organizadas por departamento, para que consultas sejam direcionadas aos funcionários certos. Se um cliente não pressionar nenhuma tecla por um período definido ou a empresa estiver fechada, o cliente geralmente será enviado diretamente para a caixa postal após a mensagem de saudação.
Uma opção de menu que vem com um atendedor automático é discar por ramal. Se um chamador sabe com qual funcionário deseja ser conectado, pode selecionar esta opção e discar um número de dois, três ou quatro dígitos que o conectará com aquele representante.
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