Quase todos usam celulares hoje. Segundo uma pesquisa de 2009 do Instituto Marist de Opinião Pública, 92% dos americanos trabalhadores possuem celulares. Celulares apresentam um dilema para empresas atuais. São ferramentas indispensáveis para comunicação no local de trabalho, mas trazem dores de cabeça empresariais em termos de produtividade reduzida e responsabilidade aumentada. A Kelly Services relata que pelo menos 40% das empresas dos EUA têm políticas de celular. Independentemente do seu negócio, uma política clara de celular deve ser a próxima mensagem que você envia aos seus funcionários.
Instruções
Definir os Problemas
- Reúna sua equipe. Junte gerentes, pessoal de recursos humanos, assessoria jurídica e pessoas de tecnologia da informação para discutir os principais problemas envolvendo uso de celular no seu negócio.
- Faça brainstorming de problemas específicos que o uso de celular está causando e o papel que os celulares desempenham ajudando seus funcionários a fazerem seu trabalho.
- Estabeleça diretrizes razoáveis para uso de celular no contexto do seu negócio. Um escritório de vendedores precisará usar celulares quase o tempo todo. Ao contrário, uma empresa de caminhoneiros quererá restringir severamente o uso de celular aos momentos em que seus caminhoneiros não estiverem dirigindo.
Regras de Etiqueta
- Liste regras básicas de etiqueta para uso de celular.
- Torne regra manter celulares no "vibrar" no local de trabalho.
- Determine que nenhum celular seja usado durante reuniões.
- Incentive o uso de correio de voz na sua política, particularmente para aceitar chamadas não comerciais ou não urgentes.
- Proíba o uso de linguagem vulgar por funcionários ao usar seus celulares no trabalho.
- Recomende falar em voz baixa ou mover-se para uma área menos distrativa ao atender chamadas. A maioria dos especialistas em etiqueta recomenda um buffer de 3 metros entre pessoas ao atender chamadas.
Produtividade e Questões de Reembolso
- Defina limites para chamadas e textos pessoais durante o horário de trabalho. Um relatório, "O Custo de Não Prestar Atenção", escrito por uma equipe de pesquisa da Universidade da Califórnia, mostrou que após uma interrupção — como uma chamada telefônica ou e-mail — trabalhadores levam em média 25 minutos para retornar à tarefa original.
- Especifique exatamente quando chamadas ou textos pessoais podem ser feitos. Por exemplo, você pode declarar que chamadas pessoais podem ser feitas durante intervalos de almoço.
- Aborde o uso de mídia social na sua política, definindo limites para quando funcionários podem entrar em seus sites de rede social para uso pessoal.
- Especifique quais chamadas feitas no celular pessoal do funcionário podem ser cobradas da empresa. Explique que funcionários precisam destacar cobranças relacionadas ao trabalho em suas contas de celular para reembolso. Declare que apenas chamadas feitas para negócios serão reembolsadas, e explique as consequências para abuso desta política.
- Estabeleça regras para uso de celulares da empresa. Funcionários devem entender que usar um dispositivo da empresa significa abrir mão de qualquer expectativa de privacidade. Declare na política que a empresa possui o número do celular e que contas serão revisadas regularmente. Exija que funcionários relatem imediatamente dispositivos perdidos. Informe funcionários se seus telefones têm dispositivos de rastreamento GPS, e aconselhe-os a desligar o aplicativo GPS quando não estiverem no trabalho.
Questões de Responsabilidade
- Aborde questões de privacidade. Uso de celulares coloca a confidencialidade do seu negócio em risco. Defina se e quando funcionários podem usar as câmeras em seus telefones. Proíba expressamente seu uso no banheiro. Você também pode querer restringir uso de celular em áreas onde funcionários têm acesso a informações confidenciais, como departamento de pesquisa e desenvolvimento ou certas salas de arquivos. Especifique que conversas de negócios devem ocorrer em privado, não em elevador ou restaurante muito público.
- Aborde questões de segurança. Se um funcionário tiver um acidente de carro enquanto fala no celular durante o trabalho, sua empresa pode ser processada. Sua política deve proibir uso de celular enquanto dirige durante horário de trabalho.
- Trabalhe com seu gerente de recursos humanos para abordar questões de assédio na sua política de celular. Inclua passos a tomar quando funcionários se sentirem ameaçados ou assediados por textos, chamadas ou e-mails recebidos de outro funcionário.
