O termo "mail merge" (mesclagem de correspondência) refere-se a uma função de software que permite enviar mensagens em massa — seja por correio postal ou eletrônico — para múltiplos destinatários com campos individualizados. Assim, se você envia centenas de convites, cada um pode ser personalizado para cada destinatário. Usando qualquer versão do Microsoft Office ou Word em conjunto com Outlook, você pode criar mensagem de e-mail mesclada endereçada a quantos destinatários quiser.
Inicie o Microsoft Word no menu Programas.
Selecione a aba "Correspondências", escolha "Iniciar Mesclagem" e clique no botão "Assistente de Mesclagem Passo a Passo".
Clique em "Usar o documento atual" > "Partir de um modelo" ou "Partir de documento existente", dependendo da sua situação. Em cada caso, a janela de diálogo prosseguirá para finalizar as opções dadas. Clique no botão "Avançar: Selecionar Destinatários" para prosseguir.
Clique em "Selecionar de contatos do Outlook" para criar sua lista CC (cópia carbono) dos contatos salvos no Outlook. Clique em "Escolher Pasta de Contatos", selecione a pasta desejada e selecione os contatos para enviar o documento usando as caixas de seleção. Clique no botão "Avançar: Escrever sua mensagem de e-mail" quando terminar de selecionar destinatários.
Escreva seu e-mail e insira campos de mesclagem nas seções apropriadas clicando no menu de mesclagem no topo da janela. O Word tem várias opções de campos, incluindo blocos de endereço, linhas de saudação e outros campos personalizáveis.
Clique no botão "E-mail Eletrônico" quando terminar de compor. Digite o assunto no campo correspondente na caixa "Mesclar para E-mail" e clique em "OK". Seu documento mesclado será enviado automaticamente à lista de destinatários.
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