Um Fluxo de Processo As-Is documenta como um processo de negócio é realizado atualmente em sua organização. Geralmente, um Fluxo de Processo As-Is é feito para capturar procedimentos e informações que fluem de etapa a etapa para que possam ser analisados e aprimorados ao construir um Processo To-Be.
Defina o processo de negócio que deseja analisar. Deve ser uma transação de negócio completa com início e fim, com entradas e saídas, e resultar na satisfação de uma necessidade de negócio. Exemplo: "Contratar Funcionário" é um processo completo, enquanto "Preencher formulário de contratação" é uma etapa dentro do processo, mas não faz sentido se feito sozinho.
Identifique papéis dentro do processo. Um papel é a parte que uma pessoa ou grupo de pessoas desempenha no processo. Os papéis devem ser rotulados com o tipo de ação que realizam, não com seus cargos ou títulos de departamento. Uma pessoa que aprova o ponto de um funcionário deve ser chamada de "Aprovador de Ponto".
Identifique etapas do processo necessárias para completar a transação. Capture cada etapa detalhada que agrega valor ao processo, mesmo que esse valor seja apenas revisar e garantir que etapas anteriores foram feitas corretamente.
Identifique informações passadas de etapa a etapa dentro do processo. Algumas etapas criam informações a serem usadas por etapas subsequentes.
Identifique pontos de decisão dentro do processo que poderiam mudar a direção ou exigir etapas adicionais. Defina os dados necessários para tomar a decisão e considere todos os resultados possíveis.
Documente o fluxo do processo criando um diagrama mostrando cada etapa, o papel que executa a etapa e informações fluindo de etapa a etapa. Numere cada etapa. Defina a direção da informação usando setas indo de cada etapa para a próxima. Um estilo de fluxograma "Cross-Functional" funciona melhor para identificar papéis e fluxo de informações entre pessoas, bem como etapas do processo. Na parte textual do documento, descreva cada etapa em detalhes.
Capture o máximo de detalhes possível tanto nas etapas quanto nos elementos de dados passados de cada etapa para outra. Inclua o maior número possível de participantes no processo durante sua análise. Use ferramentas de fluxograma como Visio para ajudar a ilustrar as etapas do processo.
Não se prenda demais em diagramar e documentar Fluxos de Processo As-Is. Você busca completude, não perfeição. Lembre-se de que estes são os procedimentos que você busca melhorar ou substituir.
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