Um arquivo PDF (Portable Document Format) é frequentemente usado para manter formatação de documento criado em outro programa, como Word, planilha ou arquivo de design complexo. PDFs são criados e gerenciados usando Adobe Acrobat. Para configurar um banco de dados PDF, sua melhor opção é criá-lo primeiro usando programa de banco de dados ou planilha, como Microsoft Excel. Depois converta para PDF e adicione barra de busca e recursos de índice do Acrobat, facilitando buscas dos usuários.
Abra um aplicativo de planilha no computador e insira todos os dados para o banco de dados. Se usar programa de banco de dados, entrará dados mais eficientemente que começar PDF do zero. Salve o arquivo quando concluído.
Salve como PDF se seu programa permite. Todos programas Microsoft Office têm essa capacidade, desde que tenha Adobe Acrobat instalado. No Excel, clique no "Botão Microsoft Office", passe sobre "Salvar Como" e selecione "PDF ou XPS". Digite nome e clique "Publicar". Em outros programas, pode imprimir para PDF usando Adobe PDF Printer. Abra o PDF no Adobe Acrobat.
Converta via Adobe Acrobat se Passo 2 não for possível. Abra Acrobat, clique "Arquivo, Criar PDF, De Arquivo". Selecione arquivo da planilha na caixa "Abrir" e clique "Abrir". O arquivo converterá e abrirá novo PDF. Clique "Arquivo, Salvar Como" para salvar.
Acesse a barra "Localizar" no Adobe Acrobat. Abre por padrão, mas sempre encontra em "Editar, Localizar". Use para achar qualquer palavra no documento.
Use a janela "Buscar" para busca mais complexa. Clique "Editar, Buscar" para exibir, ou clique seta ao lado da barra "Localizar" e "Abrir Busca Completa do Acrobat". Também disponível para usuários do Adobe Reader.
Crie índice para o PDF para usuários buscarem o banco de dados. Para adicionar índice, clique "Avançado, Processamento de Documento, Gerenciar Índice Incorporado". Clique "Incorporar Índice". Siga instruções e clique "OK". O índice será incluído no PDF ao distribuir.
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