Ao transferir arquivos grandes em uma mensagem de e-mail, você corre o risco de exceder o limite de tamanho de anexo, o que faz o envio falhar. Compactar arquivos reduz seu tamanho, facilitando o envio sem atingir esses limites. Alguns dos melhores candidatos para compactação são arquivos multimídia grandes como vídeos, fotos e arquivos de áudio, pois tendem a exceder os limites de tamanho por conta própria — especialmente vídeos.
Vários formatos de compactação são comumente usados, e a escolha do certo depende de alguns fatores. A compactação ZIP é a mais amplamente suportada e mais universal que outras, mas oferece menos compactação que formatos como RAR e 7Z. Esses formatos, no entanto, exigem programas especializados para descompactar. Os formatos que o destinatário do seu arquivo pode descompactar desempenham grande parte na sua decisão. Na maioria dos casos, isso torna o ZIP a melhor escolha, pois a compactação ZIP é integrada ao Windows, eliminando a necessidade de plug-ins ou downloads adicionais.
O processo exato de compactação varia dependendo do programa que você usa. Para usar a compactação ZIP integrada do Windows no Windows 7, clique com o botão direito no arquivo ou pasta, passe o mouse sobre "Enviar para" e selecione "Pasta compactada (zipada)" no menu suspenso resultante. No Windows 8, selecione o arquivo e clique em "Compartilhar", seguido por "Zip". Em outros programas, geralmente você cria o arquivo, adiciona arquivos a ele e depois instrui o programa a compactar. Para instruções específicas, consulte a documentação do seu programa de arquivamento.
O quão pequeno você precisa que o arquivo compactado seja depende do serviço de e-mail que está usando. Os limites variam de provedor para provedor, então você precisará verificar com seu provedor específico para detalhes exatos. Opções populares como Gmail e Yahoo limitam a 25 MB por e-mail, enquanto o Outlook.com limita a 10 MB por e-mail. Clientes de e-mail costumam ser semelhantes, com o Microsoft Outlook limitando a 20 MB por anexo, Windows Live Mail limitando a 10 GB por e-mail e não mais que 50 MB por arquivo, e o Mozilla Thunderbird oferecendo tamanho ilimitado.
Armazenamento na nuvem oferece uma alternativa sólida se seu arquivo ainda exceder o limite de tamanho, independentemente de quanto você o compacte. Armazenando o arquivo compactado em um servidor na nuvem como OneDrive, Google Drive ou Dropbox e enviando um link de download ao destinatário, você economiza o tempo de anexar o arquivo e envia arquivos grandes — mesmo aqueles na casa de vários gigabytes. Isso também é uma forma mais conveniente de compartilhar o arquivo com várias pessoas, pois só precisa ser carregado uma vez. Seus destinatários podem então baixar o arquivo quando quiserem.
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