O Google fornece recurso chamado Grupos que permite equipes de projeto, clubes e classes — ou pessoas dentro de qualquer outro grupo — comunicarem e compartilharem conteúdo, como documentos, vídeos e calendários. Uma forma de usar grupo é configurá-lo como caixa de entrada colaborativa. Sua equipe pode usar esta conta para ler e responder mensagens postadas por membros do grupo ou até clientes. Usando Grupos para Empresas, você pode incluir número ilimitado de membros e atribuir responsabilidades a indivíduos.
Acesse o site Google Grupos (veja Recursos) e clique "Criar Grupo". Insira nome para o grupo e digite o endereço de e-mail que deseja usar, que terminará em "@googlegroups.com". Insira descrição do grupo para membros visualizarem.
Selecione "Caixa de Entrada Colaborativa" na lista suspensa Selecionar Tipo de Grupo. Escolha os tipos de membros que deseja autorizar a acessar recursos da caixa de entrada. Escolha as permissões básicas que deseja aplicar, como permitir público visualizar tópicos ou permitir todos membros do grupo postarem mensagens. Clique "Criar", então "OK" para gerenciar configurações da caixa de entrada.
Clique no link "Gerenciar" na parte inferior da página Tópicos. Clique "Convidar Membros" no painel esquerdo para abrir formulário de convite por e-mail. Insira endereços de e-mail das pessoas que deseja permitir usar a caixa de entrada, digite mensagem de convite e clique "Enviar Convites".
Selecione "Funções" no painel esquerdo e clique "Funções". Escolha a função para qual deseja gerenciar configurações. Adicione membros à função e selecione permissões que deseja aplicar. Repita para as funções restantes. Dependendo das funções que atribuir, membros recebem notificações via seu e-mail principal quando alguém posta nova mensagem.
Para acompanhar discussão, favorite-a clicando no ícone de estrela, assim adicionando a discussão à seção Favoritos no menu principal à esquerda.
Membros do grupo podem clicar no botão "Marcar como Melhor Resposta" em suas respostas favoritas a perguntas ou botão "Marcar como Concluído" quando questão é resolvida.
Gerentes ou donos do grupo podem exibir respostas consideradas melhores acima das outras. Clique no ícone Engrenagem, selecione "Gerenciar Grupo" e escolha "Avançado". Clique "Personalizar Visualização Web" e selecione "Sim" abaixo Exibir Cópia da Melhor Resposta Acima das Outras Respostas.
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