Em vez de se preocupar onde salvar arquivo, elimine dúvidas reapontando suas bibliotecas de arquivos do Windows para a pasta do armazenamento na nuvem. Assim, você cria uma solução "salve uma vez e sincronize" que não exige esforço contínuo. Serviços de armazenamento na nuvem oferecem três benefícios poderosos. Primeiro, enviar para servidor central significa nunca perder arquivos por falha de disco rígido. Segundo, arquivos sincronizam-se em vários dispositivos, então não precisa rastrear em qual computador os armazenou. Terceiro, a maioria dos servidores na nuvem permite acessar arquivos de qualquer computador via navegador. Esses benefícios diminuem, porém, quando arquivos ficam em pastas não configuradas para sincronizar.
Muitos serviços, incluindo Dropbox e SkyDrive, instalam pequeno programa que roda silenciosamente em segundo plano. Ele monitora pasta específica — inclusive subpastas — no computador procurando mudanças. Quando encontra uma, sincroniza com cópia espelhada da pasta em servidor central. O programa também monitora o servidor por mudanças e sincroniza com o computador local. Mudanças incluem adições e exclusões — como adicionar ou remover arquivos — bem como alterações incrementais em arquivos existentes.
Além de manter o computador sincronizado ao servidor, essas soluções permitem acessar ou alterar remotamente arquivos no servidor via navegador padrão, mesmo usando computador sem o programa do serviço instalado.
Se usa mais de um computador, pode manter todos sincronizados. Mudança em um arquivo propagará a todos, em tempo real ou quando o computador ligar e o serviço fizer verificação inicial. Conflitos no mesmo arquivo em computadores diferentes geralmente são resolvidos pelo carimbo de data/hora da mudança mais recente — a versão mais nova vence.
A partir do Windows 7, a Microsoft introduziu bibliotecas de arquivos no Windows Explorer. Biblioteca é pasta virtual que contém outras pastas. Por exemplo, a biblioteca Imagens não existe como pasta real. Serve como container com links para pastas reais que contêm fotos — incluindo pastas que podem residir na rede ou em disco removível.
Windows 7 e 8 incluem, por padrão, bibliotecas Documentos, Músicas, Imagens e Vídeos. Elas incluem pastas específicas no diretório do usuário aplicáveis a cada tipo. Pode criar bibliotecas personalizadas e populá-las com pastas que deseja manter à mão, sem movê-las fisicamente.
Bibliotecas facilitam armazenar informações porque a Caixa de Diálogo Comum de Arquivos — a janela que aparece nos comandos "Salvar como" ou "Abrir" da maioria dos programas — exibe bibliotecas proeminentemente à esquerda. Bibliotecas também são destacadas no Windows Explorer.
É fácil adicionar pastas a uma biblioteca. Abra o Windows Explorer, clique com botão direito na biblioteca e selecione "Propriedades". Na caixa de diálogo, adicione ou remova pastas para incluir na biblioteca e escolha uma como padrão.
Para aproveitar ao máximo sua solução de nuvem, reapontas suas bibliotecas para apontar diretamente às pastas monitoradas pela nuvem. Exemplo: tanto SkyDrive quanto Dropbox adicionam pasta no diretório do usuário; arquivos ou pastas dentro dessa pasta SkyDrive ou Dropbox serão sincronizados. Então, se sua pasta SkyDrive é C:\Users\Jason\SkyDrive, crie pastas de dados dentro dela e mapeie uma biblioteca para cada. Exemplo: biblioteca Documentos mapeia para C:\Users\Jason\SkyDrive\Documentos ou diretório Fotos aponta para C:\Users\Jason\Dropbox\Fotos.
Se armazena arquivos baseando-se nas bibliotecas do Windows, sempre acabará salvando documentos no mesmo conjunto de pastas que sincronizam com seu serviço de nuvem.
Lembre-se: apenas arquivos armazenados nas pastas monitoradas pelo serviço de nuvem são sincronizados. Apenas adicionar pastas a uma biblioteca não basta. Pode ser útil mover todas as pastas de dados existentes para a árvore de pastas do SkyDrive ou Dropbox e apontar suas bibliotecas apenas para lá.
Um detalhe: certifique-se de ter espaço suficiente para todos os arquivos na conta do serviço de nuvem. Todos os grandes provedores incluem quantidade limitada de espaço gratuito, com opção de comprar mais em planos mensais ou anuais.
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