A digitalização de documentos pode ficar na sua empresa ou ir para um especialista. Escolha por volume, sensibilidade e orçamento.
Digitalização Interna
Departamental / Desktop
- Mesa plana (Epson Perfection, Canon imageFORMULA) – 20–40 ppm, documentos encadernados, frágeis.
- Alimentador de folhas (Fujitsu ScanSnap, Brother ADS) – 30–80 ppm, duplex, correção automática de inclinação.
- Software: Abbyy FineReader, Adobe Acrobat, PaperPort, NAPS2 (gratuito).
Centro de Digitalização Centralizado
- Scanners de produção de alto volume (Kodak Alaris, Canon DR, Fujitsu fi) – 100–300 ppm.
- Equipe dedicada, fluxo de QC, separação por código de barras, pipeline de OCR.
- Ideal para >50 mil páginas/mês, cadeia de custódia rigorosa.
Digitalização Terceirizada
Bureaus de Serviço
- Iron Mountain, Access, VRC, GRM – Empresarial, instalações seguras, certificações (SOC 2, HIPAA).
- Bureaus locais – Mínimos menores, coleta/entrega.
- Serviços: preparação (remoção de grampos), digitalização, OCR, indexação, QC, destruição segura, entrega na nuvem.
Serviços Online / Nuvem
- ScanCafe, DigMyPics, ScanMyPhotos – Fotos/slides/negativos de consumidor + documentos.
- DocuWare, M-Files, Laserfiche Cloud – Digitalização + ECM num só.
- Upload via link seguro ou caixa postal; pagamento por imagem/página.
Matriz de Decisão
| Fator | Interno | Terceirizado |
|---|
| Volume | < 5 mil págs/mês | > 5 mil págs/mês |
| Sensibilidade | Classificado, PII, PI | NDA + fornecedor certificado OK |
| Prazo | Imediato | Dias–semanas |
| Custo/pág | $0,05–$0,15 (mão de obra+equip) | $0,03–$0,10 (volume) |
| Controle | Total | Compartilhado |
Abordagem Híbrida
Digitalize documentos ativos diariamente internamente; envie arquivo morto em lote para bureau anualmente.
Comece com piloto: 1.000 páginas → meça qualidade, velocidade, custo, depois escale.
