Embora email não seja tão formal quanto carta comercial impressa, também não é tão casual quanto conversa com amigos. Mesmo existindo há anos, a etiqueta nem sempre é clara. Para definir o tom certo, você precisa da saudação adequada.
Em emails empresariais, é melhor errar pela formalidade. Com alguém que nunca enviou email, use título formal — "Prezado Dr. Silva" ou "Prezada Sra. Santos". "Prezado" é menos usado que antes, mas especialistas ainda recomendam para contato inicial. Se o destinatário não o conhece, siga a saudação com apresentação — quem você é e por que contata.
Se a outra parte o saúda pelo primeiro nome ou pede para usar o dela, você está em base de primeiro nome. Reserve abertura casual como "oi" para colegas que conhece bem. Mesmo em email casual, certifique-se de soletrar o nome corretamente. Se trocar vários emails num mesmo tópico, apenas os primeiros precisam de saudação.
Se enviar mensagem para várias pessoas, o primeiro email ainda precisa saudação — "Prezados João, Maria e Pedro". Se muitos destinatários para listar, "Prezada Equipe" é alternativa prática. Como com indivíduos, se trocar respostas, pode parar saudações após o primeiro.
Você tem mais flexibilidade em email pessoal. Primeiro nome ou simples "oi" ou "olá" servem, a menos que saiba que o destinatário tem preferência forte. Email casual pode dispensar "prezado", que soa formal. Mesmo em email íntimo, "prezado" pode soar mais formalidade que sinceridade. Usar o nome ou algo mais afetuoso, como "meu querido", funciona melhor.
Junto com a saudação, atente para a linha de assunto. É a primeira coisa que o destinatário vê, então deve saber do que se trata. Nunca deixe em branco ou use assunto enganoso para chamar atenção. Jamais coloque "Urgente" se não for realmente urgente.
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