Os telefones mais adequados para chamadas em conferência são aqueles com fones fixos conectados diretamente à linha telefônica, segundo o site Conference Call. Celulares e telefones sem fio geram estática e podem captar ruídos das ondas de comunicação. Se usar viva-voz, escolha um modelo full digital duplex, o que minimiza ruídos de corte e permite que vários participantes falem simultaneamente. A adição de recursos de vídeo e web eleva o nível das reuniões, mas exige tecnologias adicionais — como software compartilhado para upload de arquivos — que podem criar novos obstáculos, conforme o site Bizcovering.
Outra limitação é a falta de experiência com o equipamento. Teste sempre áudio e vídeo antes de cada ligação para evitar solução de problemas enquanto a audiência espera. Desative o "call waiting" discando "70#" ou contate sua operadora; os bipes de chamada em espera confundem-se com o tom de entrada de novo participante. Oriente os convidados a usar o botão "mute" para evitar ruídos de fundo e a não usar a função "hold", pois a música de espera é ouvida por todos na conferência.
A etiqueta é tão crucial quanto equipamento e know-how. Entre na chamada cedo e se apresente, pois os participantes podem não reconhecer sua voz. Evite que discutam a pauta antes de todos entrarem — mais um motivo para entrar cedo. Reserve tempo suficiente para a pauta e comentários, mas lembre-se que ouvintes se cansam após mais de uma hora. Considere fusos horários dos participantes. Realize a chamada em local silencioso, livre de interrupções e ruídos de fundo.
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